Автоматический ответ в outlook 2013 на время отпуска


как настроить автоответ в outlook 2016 на время отпуска

Инструмент для работы с почтой Microsoft Office Outlook обладает рядом полезных функций, помимо стандартной работы с почтой (вроде сортировки и чтения). Среди этих функций Outlook выделяется «Автоответ», который можно использовать, чтобы отправитель понимал, что его сообщение дошло, даже если пользователь не имеет возможности ответить, или находится в отпуске. Многие сервисные центры и службы поддержки активно пользуются этой возможностью.

Назначение функции

При включении этой функции и настройке можно добиться возможности оперативной отправки сообщений в ответ на приходящие. Это упрощает работу многих служб, позволяя ориентировать пользователей в сроках рассмотрения заявок и подобных вещах. К тому же это создаёт ощущение, что фирма действительно заинтересована в общении
с клиентом/партнёром. Чаще всего автоответом в Outlook пользуются:

  1. Сервисные центры
    . Иногда, с помощью сложных скриптов ещё и подаётся информация об ориентировочных сроках выполнения заявки (в странах СНГ не используется, в каком-то смысле отличительная особенность некоторых крупных западных фирм).
  2. Контакт-центры
    , для которых важно проявить уважение к пользователю. В их случае подобный ответ зачастую содержит благодарность за обращение.
  3. Службы поддержки
    (в частности в онлайн играх). Здесь указываются сроки рассмотрения заявки или присылаются данные о пропущенных в заявке полях (встречается у Zenimax и Blizzard).
  4. На время отпуска
    . Включается, чтобы известить коллег/клиентов о своей недоступности на данный момент. Применяется в крупных организациях со строгим деловым этикетом.

Можно найти и другие применения для указанной функции, либо использовать её просто ради шутки – выбор зависит от поставленной задачи.

Настройки автоответа

Сразу следует отметить, что способ настройки автоответчика в Аутлук варьируется в зависимости от установленной версии офисного пакета. Хотя, набор общих черт и присутствует, но касаются они преимущественно версий: 2010+ и по 2007 включительно. О специфических нюансах в некоторых версиях будет указано, под их общими сведениями (например, 2010 Outlook настраивается аналогично с 2013, 2016, но имеет пару отличительных черт).

  Способы восстановления удаленных писем в популярных почтовых сервисах

Версии 2010 и выше

Речь идёт о 2010, 2013, 2016 и прочих (скриншоты взяты из версии 2016, которая отличается лишь общим дизайном интерфейса). Также указанный вариант действий подходит и для Office 365
, который Microsoft активно продвигают уже несколько лет. Для настройки автоответа от пользователя требуется:

  1. Открыть вкладку «Файл
    » и перейти в раздел «Сведения
    ».
  2. Выбрать раздел «Автоответы
    ».

Примечание!

Чтобы этот пункт присутствовал в меню нужно иметь тип учётной записи «Microsoft Exchange
». Если он отсутствует всё равно, то его можно вручную добавить на панель.

  1. Отметить флажок «отправлять автоответы
    »:
    • «Отправлять только в течение…
      » — позволяет указать между какими датами используется конкретный ответ. Удобно, чтобы поздравить кого-то с праздниками или проинформировать об отсутствии на рабочем месте;
    • «В пределах организации
      », как и вариант «за пределами…
      » позволяет выставить разные ответы в зависимости от типа адресата.
  2. Нажать «Ок
    » и следить за результатами.

Если не указать период
в шаге «3», то сообщение будет отправляться постоянно, вплоть до ручной отмены.

Outlook 2007

В Версиях младше 2007 (включительно) не смотря на общее различие в виде интерфейса действует один и тот же алгоритм настройки автоматического ответа:

  1. Открыть вкладку «Сервис
    ».
  2. Выбрать пункт «Заместитель
    ».
  3. Ввести необходимые параметры
    (рассмотрены выше в пункте 3) и подтвердить действие.

Кроме незначительного различия в порядке активации действует тот самый принцип во всех версиях. Даже окно настроек не претерпело структурных изменений.

Отключении функции

Ранее упоминалось, что может потребоваться и ручное выключение указанной возможности. Следует понимать, что рассматривается пример с учётной записью Exchange
. Процедура проста, по сути выполняется включение, но с иным финальным этапом:

  1. Открыть окно настроек
    автоответа (зависит от версии Outlook – показано выше).
  2. Поставить галочку «Не отправлять автоответы
    ».

  Что такое электронная почта (email)? Инфографика

Без учётной записи Exchange

Тем, кто пользуется стандартной IMAP/POP3 почтой
(т.е. почтой gmail, mail, ukr, yandex и прочими почтовыми сервисами) потребуется сочетать функции «Шаблон
» и «Правило
», чтобы получить эффект автоответа в Аутлук.

Включение

Включает в себя 2 этапа: создание шаблона и настройку правила. Начнём с простого – шаблона. Для этого:

  1. Открываем окно программы
    .
  2. Выбираем «Новое сообщение
    ».
  3. Делаем обычное сообщение
    без указания адресата.
  4. Нажимаем «Сохранить как
    » и указываем шаблон Outlook.

Сложного ничего, поэтому переходим к созданию правила:

  1. На вкладке «Главная
    » выбрать пункт «Правила
    ».
  2. Нажать «Создать правило
    ».
  3. Перейти в раздел «Дополнительно
    ».
  4. Указать в первом этапе «Адресованные мне
    » и клацнуть «Далее
    ».
  5. Отмечаем «ответить, используя указанный шаблон
    ».
  6. Нажать на «указанный шаблон
    » и выбрать созданный ранее документ.
  7. Задать необходимые исключения
    . Обязательно нужно отмечать «кроме автоответов
    », чтобы роботы не устроили бесконечную переписку.
  8. Нажимаем «Готово
    ».

Отключение

Достаточно удалить правило, чтобы прекратить его работу. Для этого:

  1. Открываем «Правила
    ».
  2. Выбираем «Управление правилами и оповещениями
    ».
  3. Находим ненужное правило и снимаем галочку
    .

Добавление пункта «Автоответы»

В любой из версий Outlook можно прикрепить отдельный вариант «автоответов» для этого потребуется выполнить следующие действия:

  1. Открыть «Файл
    »
  2. Перейти в «Параметры
    ».
  3. Выбрать «Настроить ленту
    ».
  4. В удобном месте «Создать группу
    » и переименовать её при необходимости. Обязательный шаг, поскольку в существующие группы эту вкладку добавить нельзя.
  5. Переместить «автоответы»
    в группу, созданную в пункте 4.

Примечание!

Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.

  Настройка популярных почтовых клиентов для работы с Яндекс.Почтой

Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила
».

Читайте также:

В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.

Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.

Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.

Содержание

Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.

Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».

2. В теле письма набираем текст сообщения, которое в дальнейшем будет служить в качестве автоответчика.

3. Меню «Файл» – «Сохранить как».

4. В диалоговом окне «Сохранить как» из выпадающего списка «Тип файла» выбираем пункт «Шаблон Outlook».

5. Задаем имя шаблону и нажимаем «Сохранить».

Шаг 2. Создание правила автоматического ответа на новые письма.

1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажимаем кнопку «Новое правило».

3. В Мастере правил идем в область «Начать с пустого правила» и выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям». Жмем «Далее».

4. Отмечаем галочкой чекбокс «Адресованные только мне», а также по необходимости и другие варианты автоответа. Жмем «Далее».

5. На вопрос «Что следует делать с сообщением» отмечаем опцию «Ответить, используя указанный шаблон».

6. В Шаге 2 того же окна нажимаем на пункт .

7. В окне «Выберите шаблон ответа» из выпадающего списка «Папки» выбираем «Шаблоны в файловой системе» и выбираем ранее созданный шаблон. Нажимаем кнопку «Открыть», затем «Далее».

8. При необходимости укажите исключения, при которых автоответ отправляться не будет. Затем жмем «Далее».

9. На странице завершения правил настроек в Шаге 1 задайте имя нового правила, после чего нажмите «Готово».

10. Закрываем окно «Правила и оповещения» по кнопке ОК.

Автоответчик настроен. Можно проверять его работу выслав на свой адрес почтовое сообщение с другой учетной записи. Теперь пока приложение запущено, оно будет отправлять настроенные вами автоматические ответы. Созданное правило для Microsoft Outlook 2016 предотвращает повторный автоответ пользователям, от которых приходят новые письма в период вашего отпуска. Однако если приложение было закрыто, то при его открытии стартует новая сессия, и при получении новых писем от тех же отправителей, им снова будет направлен автоматический ответ.

Совет:
создайте себе задачу с напоминанием отключить автоответчик по возвращении из отпуска, чтобы предотвратить лишние шаблонные ответы.

Органайзер в Outlook 2016 своими руками

Органайзер в Outlook 2016 своими руками

Outlook 2016 позволяет помимо непосредственной работы с почтой использовать его как полноценный органайзер. Здесь можно вести события в календаре, список дел с напоминаниями и всевозможные заметки.
Подробнее

Отключаем автоответчик
Outlook

Чтобы отключить автоматические ответы проделываем следующие шаги:

1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» во вкладке «Правила для электронной почты» выберете из выпадающего списка «Применить изменения к папке:» адрес почтового ящика, на который настраивался автоответчик, и снимите галочку в чекбоксе напротив созданного ранее правила. Жмем ОК.

Таким образом, можно настраивать не только автоответчик для отпуска, но и для более коротких временных промежутков. Например, при длительных совещаниях можно настроить автоматические ответы на письма с высокой важностью. Главное не забывайте отключать правила для автоответчика, когда они становятся не актуальными, и помните, что автоматические ответы работают только при запущенном приложении Outlook.

Если же вам необходимо настроить автоответчик для вашей учетной записи Microsoft Exchange, то воспользуйтесь стандартной инструкцией от разработчика.

Также на нашем сайте вы можете найти видео инструкцию о том, как настроить автоответ писем в сервисе Gmail.

Поделиться:

Деловая переписка по интернету в наше время стала обыденным делом. Через электронные письма передаётся масса нужной и важной информации, отправляются документы и даже заключаются сделки. Что делать, если ваша работа напрямую связана с электронной почтой, но по каким-то причинам (отпуск, командировка) вы не сможете иметь доступ к вашему почтовому аккаунту? Outlook позволяет держать связь с адресатами даже на расстоянии.

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Для пользователя Outlook доступны два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.

Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых зачастую повторяется, отличаясь только несколькими данными (буквально пара слов или цифр). По своей сути, шаблоны — хранимые сообщения, в которые непосредственно перед отправкой вставляются новые данные.

Правила в Microsoft Outlook — это автоматически исполняемые над сообщениями действия, созданные на основе имеющегося шаблона или заданных условий.

Разберём пошагово процесс создания и шаблонов, и правил, а также имеющиеся различия для разных версий Outlook.

Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007

Навряд ли кто-то ещё пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось заполучить рабочее место именно с таким софтом, то эта инструкция для вас.

  1. В главном окне вызываем меню «Файл». Ищем пункт «Создать», а в нём — подпункт «Почтовое сообщение». Альтернативой таких действий будет одновременное нажатие клавиш Ctrl+N.
    Переход к мастеру создания сообщений
  2. Теперь нам предложат ввести текст шаблона. Например, вы готовитесь к отпуску и хотите заверить клиента, что свяжетесь с ним позже. Или же ваша цель — перенаправить адресата другому сотруднику (указать контактные данные). Вводим подходящий для этого текст в поле.
    Введите подходящий к ситуации текст, который будет рассылаться по шаблону
  3. После ввода информации сохраните шаблон. Нажатием на иконку Office в левом верхнем углу вызываем меню и выбираем пункт и подпункт с одинаковым названием «Сохранить как…».
    Сохраняем созданный файл
  4. Вводим желаемое имя шаблона и в качестве типа файла в выпадающем меню внизу выбираем «Шаблон Outlook». Нажимаем кнопку «Сохранить».
    Вводим название шаблона и выбираем его тип

Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016

Алгоритм действий в более поздних версиях гораздо упрощён, но в то же время добавлен новый функционал в настройках.

  1. В меню «Файл» в левом верхнем углу в пункте «Сведения» выбираем подпункт «Автоответы».
    Выбираем пункт «Автоответы»
  2. Теперь Outlook даёт нам возможность не только ввести текст автоответа, но и выбрать период, в течение которого будет рассылаться шаблон (если не использовать этот пункт, то автоответ нужно будет деактивировать вручную), а также создать два разных текста автоответа (для штатных сотрудников и для людей за пределами вашей компании). При желании здесь же можно просмотреть правила, действующие на этот шаблон. Выбираем «Отправлять автоответы» и указываем нужный нам период. Нажимаем «OK».
    Настройка даты активности, ввод текста и просмотра правил

Создание правила для версий Outlook 2007 и 2003

Чтобы создать правило в Outlook версий 2003 и 2007, делаем следующее:

  1. В рабочей панели окна в выпадающем меню «Сервис» ищем пункт «Правила и оповещения». Нажимаем.
    Подпункт «Правила и оповещения»
  2. В открывшемся окне видим список правил, имеющихся на данный момент, а также кнопки управления. Для пользователя доступны изменение, копирование и удаление правила. Необходимое для работы в данный момент правило можно применить (кнопка в правом верхнем углу). Но на данный момент нас интересует кнопка «Новое…». Нажимаем её.
    Нажимаем на кнопку «Новое»
  3. В «Мастере правил» находим и выбираем нужный нам шаблон. Далее нажимаем на гиперссылку (синие слова с подчёркиванием) для изменения данных. Для каждого шаблона они будут отличаться. Нажимаем «Далее».
    При необходимости — изменяем параметры в нижнем окне
  4. В следующем окне настраиваем фильтры, по которым будут сортироваться письма. Как видите, условий отбора может быть несколько, и по нажатию на конкретное условие настраиваются его параметры.
    Задайте нужные параметры для правила
  5. В этом примере настраивается текст, по наличию которого в тексте письмо будет отбираться.
    Вводим ключевое поисковое слово
  6. А также указывается папка, в которую письмо, соответствующее критерию, будет перемещаться.
    Результат нашей настройки
  7. Нажимаем «Готово» и возвращаемся к списку правил. Находим в списке созданное нами, нажимаем «Применить правила» и затем «ОК».
    Применяем созданное правило и нажимаем «ОК»

Какие отличия в настройках для версий 2010, 2013, 2016

Принципиальной разницы в настройках нет. Есть небольшие улучшения в процессе.

  1. Мастер настроек расположен в меню «Файл» (левый верхний угол) в пункте «Управление правилами и оповещениями» в подпункте «Правила и оповещения». Дальше всё по инструкции.
    «Файл» — «Сведения» — «Управление…»
  2. После шага 4 вышеописанной инструкции мастер настройки даёт нам возможность описать исключения из правил. Вверху — выбираем исключение, внизу — уточняем параметры.
    Выбираем тип исключения и уточняем его параметры
  3. В следующем окне появилась возможность дать удобное имя правилу, применить его к уже пришедшим письмам и назначить созданное правило всем учётным записям.
    Назначаем имя и устанавливаем значки нужным параметрам
  4. Только после этого нажимаем «Готово» и создаём правило.

Видео: как включить автоответчик в Outlook 2013

Как отключить автоответ

Тут всё ещё проще, чем при настройке включения. В версиях 2010–2016 при очередном заходе в Outlook при включённых автоответах вы увидите соответствующее предупреждение («Для данной учётной записи выполняется отправка автоответов»). Нажмите на кнопку «Отключить», и все праметры будут отключены.

В 2007 и 2003 версиях нужно будет перейти в меню «Сервис», в пункт «Заместитель» и выбрать подпункт «Я нахожусь на работе».

Зайдите в сервис «Заместитель» и отключите автоответ

Почтовый клиент Outlook значительно упрощает работу с электронной почтой. Без сомнения, автоответчик во время отпуска для человека, чья работа постоянно связана с перепиской, — незаменимая вещь. Остаётся только правильно настроить параметры вашего личного «заместителя» и со спокойной совестью заняться своими делами или же просто отдохнуть!

–>

inflife.ru

Добавление сведений о вашем отсутствии в календари Outlook коллег

Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег

Если пометить время в календаре как "Нет на работе", коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.

Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.

  1. В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать собрание.

    Сочетание клавиш.  Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.

  2. Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.

  3. С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.

    Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, в группе Параметры выберите Часовые пояса.

  4. В группе Участники в разделе параметры ответаснимите флажки Запросить ответы в раскрывающемся списке.

  5. В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.

    Важно: 

    • Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.

    • Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.

  6. Введите любые сведения, предназначенные для получателей.

  7. Укажите получателей в строке Кому.

  8. Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.

  9. Нажмите кнопку Отправить.

Если отправить приглашение на собрание, установив для параметра Показать как значение Свободен, то событие будет отображаться наверху каждого дня в календарях Outlook ваших коллег. Это позволяет создать наглядное напоминание без блокировки рабочего времени.

Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.

Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре

Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.

Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.

Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.

  1. В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать встречу.

  2. В поле Тема введите название отпуска.

  3. В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.

  4. Установите флажок Целый день.

  5. Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.

  6. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.

Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег

Если пометить время в календаре как "Нет на работе", коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.

Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.

  1. В меню Файл наведите указатель мыши на пункт Создать и выберите Приглашение на собрание.

    Сочетание клавиш.  Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.

  2. Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.

  3. С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.

    Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Часовые пояса.

  4. В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.

    Важно: 

    • Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.

    • Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.

  5. Введите любые сведения, предназначенные для получателей.

  6. Укажите получателей в строке Кому.

  7. Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.

    При добавлении шаблона повторения к приглашению на собрание название вкладки Собрание изменяется на Повторяющееся собрание.

  8. На вкладке Собрание в группе Показать нажмите кнопку Встреча.

  9. Нажмите кнопку Отправить.

Если отправить приглашение на собрание, установив для параметра Показать как значение Свободен, то событие будет отображаться наверху каждого дня в календарях Outlook ваших коллег. Это позволяет создать наглядное напоминание без блокировки рабочего времени.

Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.

Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре

Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.

Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.

Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.

  1. В Календаре в меню Файл выберите пункт Создать, а затем щелкните Встреча.

  2. В поле Тема введите название отпуска.

  3. В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.

  4. Установите флажок Целый день.

  5. Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.

  6. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.

support.office.com

Автоответчик в Outlook 2016 — bearnet.ru

Автоответчик в Outlook 2016 очень полезная функция. Допустим вы уходите в отпуск, уезжаете в командировку ну или отсутствуете на работе по каким то другим причинам. Во время вашего отсутствия ваши обязанности будет исполнять другой работник. Как сообщить об этом всем тем кто может и будет вам писать во время вашего отсутствия? Очень просто! Настроить автоответ в Outlook 2016.

Настраивается он точно также как автоответчик Outlook 2013.

Жмем кнопку файл в верхнем меню Outlook 2016.

Далее кликаем по «Автоответы (нет на работе)»

Выбираем «Отправлять автоответы»

Ниже мы можем выбрать период в течении которого будут отправляться автоответы. Если здесь не будет поставлена галочка, то автоответы начнут отправляться с момента включения и до момента отключения.

Ну и наконец следующее поле в котором мы пишем непосредственно текст который будет отправляться в автоответе. Тут есть две вкладки «В пределах организации» и «За пределами организации». В пределах организации включено по умолчанию. За пределами организации включается по необходимости.

Жмём ОК. Вот и всё, автоответчик Outlook 2016 настроен.

Спасибо за внимание!

bearnet.ru

Как настроить автоматический ответ в outlook 2013 на время отпуска?


Автоответчик в Outlook пригождается в тех случаях, когда у вас не будет возможности отвечать на поступающие письма самостоятельно. Вместо вас это будет делать программа, используя ранее заготовленный вами шаблон. Ниже будет продемонстрировано, как сделать, настроить или отключить автоответ в Outlook 2007, 2010, 2013 и других версиях через аккаунт Exchange и без него.
Содержание
1 Как сделать автоответ в Outlook 2010 и других версиях: активация заместителя с аккаунтом Exchange
1.1 Outlook 2010, 2013, 2016
1.2 Outlook 2007
2 Активация заместителя без аккаунта Exchange
2.1 Outlook 2010, 2013, 2016
2.2 Outlook 2007
3 Отключение автоответчика
3.1 С аккаунтом Exchange
3.2 Без аккаунта Exchange

Как сделать автоответ в Outlook 2010 и других версиях: активация заместителя с аккаунтом Exchange

Обычно учётная запись Exchange присутствует на корпоративных компьютерах, а на личных не используется. Убедиться в том, какая у вас учётная запись, можно по строке состояния в правом или левом нижнем углу программы. В ней должно быть написано «Подключён к Microsoft Exchange», если вы авторизованы через аккаунт Exchange.
Включение автоответчика в различных версиях Outlook будет немного отличаться, поэтому инструкции будут представлены отдельно для каждого года. Версия Outlook будет соответствовать версии Microsoft Office, установленном на вашем компьютере.

Outlook 2010, 2013, 2016

Находясь в главном меню программы, кликнете по кнопке «Создать сообщение», чтобы перейти к написанию шаблона для будущего самоотправляющегося ответа.
Нажимаем кнопку «Создать сообщение»
Заполните поле для сообщения словами, которые будут отсылаться человеку, отправляющему вам сообщение.
Прописываем текст сообщения
Разверните отдел «Файл», кликнете в нем по кнопке «Сохранить как».
Нажимаем кнопку «Сохранить как»
Назовите элемент как вам удобно и установите для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».
Выбираем формат «Шаблон Outlook»
Используйте кнопку «Сохранить».
Нажимаем кнопку «Сохранить»
Вернитесь к программе и, развернув отдел «Файл», перейдите к разделу «Управление правилами и оповещениями».
Выбираем пункт «Управление правилами и оповещениями»
Откроется окошко, в нём нужно использовать кнопку «Новое правило».
Нажимаем кнопку «Новое»
В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».
Выбираем вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям»
Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.
Выбираем, когда будет действовать автоответчик
В шаге №1 выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».
Выбираем пункт «Ответить, используя указанный шаблон»
В шаге №2 нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».
Нажимаем кнопку «Указанный шаблон»
Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.
Указываем путь до заранее созданного шаблона
Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.
Проверяем правильность настроек
Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.
Нажимаем кнопку «Готово»

Outlook 2007

Разверните меню «Файл», в нём перейдите по пути «Создать» — «Почтовое сообщение».
Нажимаем кнопку «Почтовое сообщение»
Напишите текст, который будет в будущем автоматически отсылаться написавшим вам людям.
Пишем текст
Начните сохранение шаблона, нажав кнопку «Сохранить как».
Кликаем по кнопке «Сохранить как»
Назовите элемент и выставьте для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».
Ставим формат «Шаблон Outlook»
Вернитесь к программе и разверните меню «Сервис».
Разворачиваем меню «Сервис»
Выберите функцию «Правила и оповещения».
Выбираем пункт «Правила и оповещения»
Откроется окошко, в котором нужно будет нажать кнопку «Новое правило».
Кликаем по кнопке «Новое правило»
В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».
Выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям»
Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.
Отмечаем параметры, при которых автоответчик будет активироваться
В блоке «Шаг 1» выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».
Выбираем вариант «Ответить, используя указанный шаблон»
В блоке «Шаг 2» нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».
Кликаем по кнопке «Указанный шаблон»
Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.
Нажимаем кнопку «Обзор»
Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.
Проверяем выставленные параметры
Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.
Кликаем по кнопке «Готово»

Активация заместителя без аккаунта Exchange

Если вы авторизованы в программе не через аккаунт Exchange, то можете воспользоваться этим способом для создания автоответчика.

Outlook 2010, 2013, 2016

Откройте меню «Файл».
Разворачиваем меню «Файл»
Перейдите к пункту «Сведения».
Выбираем пункт «Сведения»
Используйте кнопку «Автоответы».
Нажимаем кнопку «Автоответы»
Включите функцию, выбрав параметр «Отправлять автоответ об отсутствии». Здесь же вы можете выбрать период, в течение которого будет работать автоответчик, или, сняв галочку с пункта «Отправлять только в течение следующего периода», снять временные ограничение на его действия. Вкладка «В пределах организации» нужна для тех случаев, когда вы оставляете сообщение для сотрудников вашей компании, а вкладка «За её пределами» — для всех остальных лиц.
Настраиваем параметры автоответов
Введите текст, который будет отсылаться автоматически. Готово, автоответчик создан.
Вводим текст для сообщения

Outlook 2007

Разверните вкладку «Сервис» в главном меню программы.
Выбираем меню «Сервис»
Выберите пункт «Заместитель».
Выбираем пункт «Заместитель»
Включите функцию, выбрав параметр «Отправлять автоответ об отсутствии». Здесь же вы можете выбрать период, в течение которого будет работать автоответчик, или, сняв галочку с пункта «Отправлять только в течение следующего периода», снять временные ограничение на его действия. Вкладка «В пределах организации» нужна для тех случаев, когда вы оставляете сообщение для сотрудников вашей компании, а вкладка «За её пределами» — для всех остальных лиц.
Выбираем настройки заместителя
Введите текст, который будет отсылаться автоматически. Готово, автоответчик создан.
Вводим текст для автоответа

Отключение автоответчика

Как отключить автоответ на поступающие сообщения зависит от того, каким способом вы его включали: с учетной записью Exchange или без нее.

С аккаунтом Exchange

Разверните вкладку «Файл».
Выбираем раздел «Файл»
Перейдите к разделу «Управление правилами и оповещениями».
Кликаем по кнопке «Управление правилами и оповещениями»
В открывшемся окошке расположены все правила, создаваемые вами ранее. Уберите галочку с того, которое хотите отключить.
Снимаем галочку

Без аккаунта Exchange

Откройте меню «Файл».
Раскрываем меню «Файл»
Перейдите к пункту «Сведения».
Выбираем подраздел «Сведения»
Кликнете по кнопке «Автоответы».
Используем кнопку «Автоответы»
Выберите первый вариант «Не отправлять автоответы». Кликнете по кнопке «ОК». Готово, автоответы отключены.
Выбираем параметр «Не отправлять автоответы»
Заместитель — функция, которая пригодится людям, отсутствующим на рабочем месте, или тем, кто не хочет отвечать на определённый тип сообщений вручную. Учтите, что автоматический ответ будет отсылаться пользователю, отправившему вам сообщение, только один раз. На все последующие его сообщения автоответчик отвечать не будет. Счётчик обнулится, когда вы вручную запустите Outlook.
Автор: Денис Долгополов