Как настроить в аутлуке автоответ


Как настроить автоответ в Outlook

Microsoft Outlook — одна из самых популярных программ для работы с электронной почтой. В ней имеется множество очень удобных и полезных функций, которые позволяют существенно упростить процесс обмена почтовыми сообщениями. Многие пользователи попадали в ситуацию, когда у них долгое время не получалось ответить на чьё-то письмо. Чтобы человек, с которым вы ведёте переписку, не думал, что вы его игнорируете, можно настроить автоматическую отправку писем. Эта функция крайне полезна и пригодится каждому. В это статье подробно рассмотрим, как настроить автоответ в Outlook. Давайте разбираться. Поехали!

Microsoft Outlook – это одна из самых популярных программ для работы с почтой. В ней предусмотрена возможность автоответа

Чтобы настроить автоматическую отправку писем в Microsoft Outlook, запустите программу и откройте раздел «Главная». Далее, кликните «Новые элементы» и в выплывающем списке наведите курсор на пункт «Сообщение в формате», а затем выберите «Обычный текст».

После этого необходимо написать текст письма, которое будет автоматически отправляться. Затем перейдите к меню «Файл» и нажмите «Сохранить как». Перед вами откроется окно, где нужно ввести имя сохраняемого файла и его тип. В поле «Тип файла» укажите «Шаблон Outlook (*.oft)». Щёлкните по кнопке «Сохранить».

Теперь снова откройте меню «Файл». Выберите раздел «Правила и оповещения». В появившемся окне кликните по кнопке «Новое». Перед вами появится список, из которого необходимо выбрать шаблон. Опуститесь до раздела «Начать с пустого правила», выделите пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям» и щёлкните по кнопке «Далее».

На следующем этапе необходимо отметить птичкой желаемые условия отбора. Например, высылать ответ только на письма с определённой пометкой (адресом, заголовком) или только на емейлы с текстом и так далее. Отметив все необходимые пункты, нажмите «Далее».

Теперь выберите, что следует сделать с сообщением. Например, «Ответить, используя <указанный шаблон>». В нижней части окна расположена ссылка «<указанный шаблон>». Кликните по ней и укажите путь к сохранённому ранее файлу с шаблоном, нажав кнопку «Открыть». Удостоверьтесь в том, что путь был указан правильно. Остаётся нажать кнопки для подтверждения и завершения операции. Готово. После этого во всех указанных вами случаях будет автоматически отправляться только что созданное письмо.

Для каждой отдельной ситуации можно создать соответствующий автоответ. Это поможет автоматизировать отправку почтовых сообщений, сэкономить время и не терять связь с друзьями, клиентами или коллегами. Вы также можете сделать подобный автоответчик на период отпуска.

Теперь вы знаете, как сделать автоответ в Аутлуке. Как видите, делается это очень просто и быстро, при этом вы существенно упрощаете для себя ведение переписки. Пишите в комментариях, была ли полезной для вас эта статья, и задавайте любые интересующие вопросы по рассмотренной теме.

nastroyvse.ru

как настроить автоответ в outlook 2016 на время отпуска

Уезжаю в отпуск. Во время отдыха не хочу отвлекаться на рабочую корреспонденцию, но и оставлять клиентов без ответа также не планирую. Подскажите, пожалуйста, как можно настроить автоответ в outlook 2016?

Добрый день! Чтобы настроить функцию автоответчика в менеджере Microsoft Outlook 2016, нужно сделать несколько шагов:

  1. Запустите программу Microsoft Outlook 2016.
  2. В меню «Файл» найдите пункт «Автоответы» и щелкните на нем левой кнопкой мыши.
     

     
  3. Перед вами откроется окно, где необходимо будет найти пункт «Отправлять автоответы». Заполните все необходимые поля:
  4. Меню «Отправлять только в течении следующего периода» очень удобно, когда вы уходите в отпуск или будете отсутствовать определенный период по другим причинам. Также тут можно настроить, чтобы автоответы приходили вашим адресатам, когда ваш рабочий день уже закончился.
  5. Окно для редактирования текстового сообщения. Здесь можно написать ответ, который будет приходить всем тем, кто отправлял вам электронное письмо, пока вас не было на работе. Примечательно, что вы можете менять шрифт текста, его размер, форматирование, а также делать списки.
  6. Функции «Отвечать в пределах организации» и «За пределами организации». Последний пункт разрешает отправлять автоответы на всю входящую корреспонденцию, в том числе и рекламные сообщения, бюллетени и так далее.
  7. Когда период отправки автоответа и сам текст будут готовы, нажмите кнопку «Ок».

 

Второй способ

Существует и другой вариант настройки автоответов:

  1. Первым делом необходимо подготовить шаблон вашего ответа. Для этого зайдите на вкладку «Главная» и выберите пункт «Создать сообщение». Введите текст, который будет использоваться в качестве автоматического ответа вашим адресатам.  Готовый вариант сохраните как шаблон Outlook.
  2. На вкладке «Главная» найдите кнопку «Правила», нажмите на нее и выберите «Управление правилами и оповещениями».
  3. В появившемся окошке выберите кнопку «Новое…». У вас запустится мастер создания нового правила. Из всего перечня функций найдите «Применение правила к полученным мной сообщениям» и нажмите «Далее».
  4. Мастер правил предложит вам выбрать условия отбора. Если вы хотите, чтобы автоответ отправлялся на все всходящие письма, то тут ничего выбирать не нужно. Нажмите «Далее».
  5. Теперь появится окно с предложением выбрать действие. Вам нужно поставить галочку напротив фразы «Ответить, использую указанный шаблон». Ниже вам нужно будет указать путь к файлу, который вы создали в пункте 1. Нажмите «Далее».
  6. Появится завершающий этап, где вам будет показаны все пункты правила отправки автоответа. Если все верно, нажмите «Готово».

 

Минусом данного способа настройки автоответа в Outlook 2016 является отсутствие возможности выбора периода его отправки, как в первом случае.

www.socialit.ru

Как настроить автоответ в outlook 2016

Отправлять автоответы об отсутствии на рабочем месте можно двумя способами. Выбор зависит от типа учетной записи электронной почты.

Откройте вкладку Файл, а затем выберите из двух приведенных ниже рисунков тот, который соответствует вашей версии Outlook.

Если вы не видите кнопку Автоответы, следуйте инструкциям по настройке автоматических ответов.

Настройка автоматических ответов

Выберите пункты Файл > Автоответы.

Примечание. Для Outlook 2007 на вкладке Сервис выберите пункт Заместитель.

В диалоговом окне Автоответы выберите команду Отправлять автоответы.

Кроме того, можно указать диапазон дат для автоматических ответов. Начиная с указанной даты их отправка прекратится. В обратном случае автоматические ответы нужно будет отключить вручную.

Примечание: Если вы не видите кнопку Автоответы, настройте отправку сообщений об отсутствии на рабочем месте с помощью правил и оповещений.

На вкладке В пределах организации введите текст ответа, который будет отправляться сотрудникам организации, если вас нет на рабочем месте.

Примечание: При отправке автоматических ответов любым отправителям за пределами организации автоматические ответы будут отправляться для всей почты, включая информационные бюллетени, рекламу и спам. Если вы хотите отправлять автоматические ответы пользователям за пределами вашей организации, рекомендуем выбрать параметр Только моим контактам.

Чтобы сохранить параметры, нажмите кнопку ОК.

Отключение автоматических оповещений об отсутствии на работе

Если приложение Outlook настроено для отправки автоматических ответов, сообщение об этом отображается под лентой. Чтобы отключить автоматические оповещения об отсутствии на работе, выберите команду Отключить. Чтобы изменить даты для автоматических ответов и сообщений, воспользуйтесь инструкциями выше для изменения параметров.

Примечание. В Outlook 2007 для отключения автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте откройте вкладку Сервис, выберите пункт Заместитель и снимите флажок Отправлять автоответ об отсутствии.

Обновление параметра "Автоответы" в мобильном приложении Outlook

Параметр "Автоответы" можно обновить в Outlook для iOS или Outlook для Andro >Щелкните здесь, чтобы получить приложение и управлять параметром "Автоответы" в пути.

Устранение неполадок Нет параметра "Автоответы"

Если в меню "Файл" отсутствует параметр Automatic Replies, вероятно, вы используете Gmail, Yahoo либо другую учетную запись POP или IMAP, которая не поддерживает функцию автоматических ответов в Outlook. Вы можете настроить правило для автоматического ответа на входящие сообщения, однако для этого должно быть постоянно запущено приложение Microsoft Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Использование правил для ответа на сообщения.

В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.

Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.

Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.

Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.

Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».

Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.

Обратите внимание. Правила обработки сообщений находятся в этом же меню, под текстом вашего автоответа.

После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.

Настройка автоматического ответа Outlook 2010

Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».

В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».

Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.

Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.

Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.

Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:

В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.

Телефон: +7 123 456-78-90

Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:

До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.

Если вопрос срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.

Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».

Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.

Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.

Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».

В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу отправлялись в бухгалтерию.

После создания нажмите два раза кнопку ОК, чтобы выйти из режима настроек автоответов.

На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.

Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016

Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.

Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.

Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».

Откроется окно создания автоответов, которое в принципе идентично Outlook 2010.

Для включения автоответов поменяйте переключатель на пункт «Отправлять автоответы».

Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.

Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.

Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:

До 18 июля включительно я нахожусь в отпуске.

По всем вопросам обращайтесь к Козлову Виктору.

При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.

Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.

Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.

Для примера на картинке, показано правило, которые пересылает все письма с почтового ящика [email protected] с темой СРОЧНО на адрес [email protected]

После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.

Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».

Видео создания автоответов в Outlook

Ниже я предлагаю посмотреть несколько видео инструкций по созданию автоответов в Outlook. Если у вас остались какие-либо вопросы обязательно задавайте их в комментариях.


Опубликовано Михаил Непомнящий в 21.09.2016 21.09.2016

Почтовый клиент Microsoft Outlook помимо всего прочего известен полезной функцией автоответчика, который многие используют на работе, когда уходят в отпуск.

Однако в таких случаях чаще всего требуется иметь учетную запись Microsoft Exchange, которая не работает с обычными почтовыми ящиками, вроде Gmail, почты Яндекса и прочими. Тем не менее, возможность рассылать автоматические ответы, через обычные серверы POP и IMAP всё-таки имеется. Разберемся как их настроить.

Бесплатный онлайн-курс "Удобный Gmail" Бесплатный онлайн-курс "Удобный Gmail" Серия наглядных видео инструкций заметно упростит и ускорит повседневную работу с электронной почтой. Научившись раз, пользуйтесь каждый день! Подробнее

Создаем автоответчик Outlook

Для этих целей необходимо создать специальные правила в вашем приложении, однако, чтобы в дальнейшем они работали, ваш компьютер вместе с приложением Outlook 2016 должны постоянно быть запущены, а сама программа – периодически проверять входящую почту.

Шаг 1. Создание типового сообщения:

1. Меню «Главная» – «Создать сообщение».


2. В теле письма набираем текст сообщения, которое в дальнейшем будет служить в качестве автоответчика.

3. Меню «Файл» – «Сохранить как».

4. В диалоговом окне «Сохранить как» из выпадающего списка «Тип файла» выбираем пункт «Шаблон Outlook».

5. Задаем имя шаблону и нажимаем «Сохранить».

Шаг 2. Создание правила автоматического ответа на новые письма.

1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажимаем кнопку «Новое правило».

3. В Мастере правил идем в область «Начать с пустого правила» и выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям». Жмем «Далее».

4. Отмечаем галочкой чекбокс «Адресованные только мне», а также по необходимости и другие варианты автоответа. Жмем «Далее».

5. На вопрос «Что следует делать с сообщением» отмечаем опцию «Ответить, используя указанный шаблон».

6. В Шаге 2 того же окна нажимаем на пункт .

7. В окне «Выберите шаблон ответа» из выпадающего списка «Папки» выбираем «Шаблоны в файловой системе» и выбираем ранее созданный шаблон. Нажимаем кнопку «Открыть», затем «Далее».

8. При необходимости укажите исключения, при которых автоответ отправляться не будет. Затем жмем «Далее».

9. На странице завершения правил настроек в Шаге 1 задайте имя нового правила, после чего нажмите «Готово».

10. Закрываем окно «Правила и оповещения» по кнопке ОК.

Автоответчик настроен. Можно проверять его работу выслав на свой адрес почтовое сообщение с другой учетной записи. Теперь пока приложение запущено, оно будет отправлять настроенные вами автоматические ответы. Созданное правило для Microsoft Outlook 2016 предотвращает повторный автоответ пользователям, от которых приходят новые письма в период вашего отпуска. Однако если приложение было закрыто, то при его открытии стартует новая сессия, и при получении новых писем от тех же отправителей, им снова будет направлен автоматический ответ.

Совет: создайте себе задачу с напоминанием отключить автоответчик по возвращении из отпуска, чтобы предотвратить лишние шаблонные ответы.

Органайзер в Outlook 2016 своими руками Органайзер в Outlook 2016 своими руками Outlook 2016 позволяет помимо непосредственной работы с почтой использовать его как полноценный органайзер. Здесь можно вести события в календаре, список дел с напоминаниями и всевозможные заметки. Подробнее

Отключаем автоответчик Outlook

Чтобы отключить автоматические ответы проделываем следующие шаги:

1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» во вкладке «Правила для электронной почты» выберете из выпадающего списка «Применить изменения к папке:» адрес почтового ящика, на который настраивался автоответчик, и снимите галочку в чекбоксе напротив созданного ранее правила. Жмем ОК.

Таким образом, можно настраивать не только автоответчик для отпуска, но и для более коротких временных промежутков. Например, при длительных совещаниях можно настроить автоматические ответы на письма с высокой важностью. Главное не забывайте отключать правила для автоответчика, когда они становятся не актуальными, и помните, что автоматические ответы работают только при запущенном приложении Outlook.

Если же вам необходимо настроить автоответчик для вашей учетной записи Microsoft Exchange, то воспользуйтесь стандартной инструкцией от разработчика.

Также на нашем сайте вы можете найти видео инструкцию о том, как настроить автоответ писем в сервисе Gmail.

hololenses.ru

Узнаем как в Outlook настроить автоответ: основные этапы

В мире цифровых технологий люди давно освоили современные методы общения в Сети. Итак, одним из самых распространенных способов передачи информации является электронная почта, с помощью которой можно общаться, учиться и развиваться. Сегодня Интернет предоставляет широкий выбор подобных программ, однако наиболее популярной и удобной является Microsoft Outlook. Несмотря на множество положительных сторон, данная почтовая программа имеет ряд нюансов, которые требуют определенного решения. Например, многие начинающие пользователи сталкиваются с проблемой того, как в Outlook настроить автоответ.

Функция автоответа

На сегодняшний день Outlook является самой востребованной почтовой программой, которая пользуется популярностью среди пользователей Интернета благодаря своей простоте и функциональности. Благодаря этой программе можно свободно общаться и получать рассылки. Среди множества положительных особенностей следует выделить возможность автоответа. Если вы уезжаете на дальние расстояния или на длительный период времени, Microsoft Outlook позволяет воспользоваться функцией автоответа.

В случае отсутствия соединения с Интернетом или возможности получить доступ к почтовому ящику автоответ вышлет отправителю контакты пользователя и сообщение, заранее записанные в специальном шаблоне.

Настройка и работа автоответа

Большинство людей, не только новички, но и продвинутые пользователи Интернета, сталкиваются с проблемой того, как в Outlook настроить автоответ. Процедура создания автоответа в почтовой программе не составит большого труда и много времени, если все сделать правильно и по инструкции.

Итак, для настройки автоответа в Outlook нужно совершить следующие действия:

  • Открыть программу Outlook.
  • Найти и нажать кнопку «Создать сообщение».
  • Ввести текст сообщения для автоответа. Важно помнить, что именно этот текст будет выслан отправителю.
  • Найти и нажать кнопку «Файл».
  • В параметрах «Файл» найти и нажать «Сохранить как». Нужно выбрать формат «Шаблон Outlook» и сохранить сообщение.

Создание шаблона - только первый этап, который позволит понять, как настроить автоответ в Outlook, и упростит работу с почтовой программой.

Основные этапы настройки автоответа

Настройка автоответа включает в себя следующие основные действия:

  • Нужно отыскать в верхней панели программы вкладку «Правила».
  • Затем выбрать параметр «Управление правилами и оповещениями», где требуется выбрать параметр «Новое».
  • В открывшемся окне выбрать «Применение правил к полученным мною сообщениям».
  • После сделанного выбора нажать кнопку «Далее».
  • Появится окно «Мастер правил», где не требуется ничего выбирать. Затем нужно просто нажать кнопку «Далее», после чего ответить «Да».
  • В следующем появившемся окне требуется поставить отметку на параметре «Отметить, используя указанный шаблон». В расположенном ниже окне нужно нажать на «Указанный шаблон».
  • Далее появится окно «Папки», где следует выбрать «Шаблоны в файловой системе».
  • После появления окна «Автоответ» требуется нажать на него и открыть.
  • В открывшемся «Мастере правил» выбираем «Далее».
  • В последнем окне, перед тем как в Outlook настроить автоответ, нужно нажать кнопку «Готово».

Итак, настройка автоответа успешно проведена. Теперь встроенные сообщения в шаблон будут отправляться на любой адрес. Важно знать: чтобы автоответ работал стабильно и эффективно, следует обеспечить персональный компьютер бесперебойным Интернетом.

В заключение

Таким образом, в зависимости от созданного шаблона и проделанных действий будет использован автоматический ответ в Outlook для всех входящих писем. Но следует учитывать тот факт, что мастер правил предусматривает отправку автоответа адресату лишь один раз.

Сеанс стартует после первого запуска почтовой программы, а заканчивается при выходе из нее. На тот момент, пока программа работает, повторный ответ адресату, который успел отправить определенное количество сообщений, не придет. На протяжении всего сеанса программой создается определенный список пользователей, которым был выслан автоответ. Подобные действия позволяют избежать повторной рассылки сообщения. Однако если перезапустить программу, то список удаляется. Таким образом, учитывая основные этапы настройки и создания шаблонов, все сомнения насчет того, как настроить автоответ в Outlook, должны отпасть.

autogear.ru

Как включить автоответ в outlook 2010

Отправлять автоответы об отсутствии на рабочем месте можно двумя способами. Выбор зависит от типа учетной записи электронной почты.

Откройте вкладку Файл, а затем выберите из двух приведенных ниже рисунков тот, который соответствует вашей версии Outlook.

Если вы не видите кнопку Автоответы, следуйте инструкциям по настройке автоматических ответов.

Настройка автоматических ответов

Выберите пункты Файл > Автоответы.

Примечание. Для Outlook 2007 на вкладке Сервис выберите пункт Заместитель.

В диалоговом окне Автоответы выберите команду Отправлять автоответы.

Кроме того, можно указать диапазон дат для автоматических ответов. Начиная с указанной даты их отправка прекратится. В обратном случае автоматические ответы нужно будет отключить вручную.

Примечание: Если вы не видите кнопку Автоответы, настройте отправку сообщений об отсутствии на рабочем месте с помощью правил и оповещений.

На вкладке В пределах организации введите текст ответа, который будет отправляться сотрудникам организации, если вас нет на рабочем месте.

Примечание: При отправке автоматических ответов любым отправителям за пределами организации автоматические ответы будут отправляться для всей почты, включая информационные бюллетени, рекламу и спам. Если вы хотите отправлять автоматические ответы пользователям за пределами вашей организации, рекомендуем выбрать параметр Только моим контактам.

Чтобы сохранить параметры, нажмите кнопку ОК.

Отключение автоматических оповещений об отсутствии на работе

Если приложение Outlook настроено для отправки автоматических ответов, сообщение об этом отображается под лентой. Чтобы отключить автоматические оповещения об отсутствии на работе, выберите команду Отключить. Чтобы изменить даты для автоматических ответов и сообщений, воспользуйтесь инструкциями выше для изменения параметров.

Примечание. В Outlook 2007 для отключения автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте откройте вкладку Сервис, выберите пункт Заместитель и снимите флажок Отправлять автоответ об отсутствии.

Обновление параметра "Автоответы" в мобильном приложении Outlook

Параметр "Автоответы" можно обновить в Outlook для iOS или Outlook для Andro >Щелкните здесь, чтобы получить приложение и управлять параметром "Автоответы" в пути.

Устранение неполадок Нет параметра "Автоответы"

Если в меню "Файл" отсутствует параметр Automatic Replies, вероятно, вы используете Gmail, Yahoo либо другую учетную запись POP или IMAP, которая не поддерживает функцию автоматических ответов в Outlook. Вы можете настроить правило для автоматического ответа на входящие сообщения, однако для этого должно быть постоянно запущено приложение Microsoft Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Использование правил для ответа на сообщения.

Деловая переписка по интернету в наше время стала обыденным делом. Через электронные письма передаётся масса нужной и важной информации, отправляются документы и даже заключаются сделки. Что делать, если ваша работа напрямую связана с электронной почтой, но по каким-то причинам (отпуск, командировка) вы не сможете иметь доступ к вашему почтовому аккаунту? Outlook позволяет держать связь с адресатами даже на расстоянии.

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Для пользователя Outlook доступны два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.

Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых зачастую повторяется, отличаясь только несколькими данными (буквально пара слов или цифр). По своей сути, шаблоны — хранимые сообщения, в которые непосредственно перед отправкой вставляются новые данные.

Правила в Microsoft Outlook — это автоматически исполняемые над сообщениями действия, созданные на основе имеющегося шаблона или заданных условий.

Разберём пошагово процесс создания и шаблонов, и правил, а также имеющиеся различия для разных версий Outlook.

Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007

Навряд ли кто-то ещё пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось заполучить рабочее место именно с таким софтом, то эта инструкция для вас.

  1. В главном окне вызываем меню «Файл». Ищем пункт «Создать», а в нём — подпункт «Почтовое сообщение». Альтернативой таких действий будет одновременное нажатие клавиш Ctrl+N. Переход к мастеру создания сообщений
  2. Теперь нам предложат ввести текст шаблона. Например, вы готовитесь к отпуску и хотите заверить клиента, что свяжетесь с ним позже. Или же ваша цель — перенаправить адресата другому сотруднику (указать контактные данные). Вводим подходящий для этого текст в поле. Введите подходящий к ситуации текст, который будет рассылаться по шаблону
  3. После ввода информации сохраните шаблон. Нажатием на иконку Office в левом верхнем углу вызываем меню и выбираем пункт и подпункт с одинаковым названием «Сохранить как…». Сохраняем созданный файл
  4. Вводим желаемое имя шаблона и в качестве типа файла в выпадающем меню внизу выбираем «Шаблон Outlook». Нажимаем кнопку «Сохранить». Вводим название шаблона и выбираем его тип

Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016

Алгоритм действий в более поздних версиях гораздо упрощён, но в то же время добавлен новый функционал в настройках.

  1. В меню «Файл» в левом верхнем углу в пункте «Сведения» выбираем подпункт «Автоответы». Выбираем пункт «Автоответы»
  2. Теперь Outlook даёт нам возможность не только ввести текст автоответа, но и выбрать период, в течение которого будет рассылаться шаблон (если не использовать этот пункт, то автоответ нужно будет деактивировать вручную), а также создать два разных текста автоответа (для штатных сотрудников и для людей за пределами вашей компании). При желании здесь же можно просмотреть правила, действующие на этот шаблон. Выбираем «Отправлять автоответы» и указываем нужный нам период. Нажимаем «OK». Настройка даты активности, ввод текста и просмотра правил

Создание правила для версий Outlook 2007 и 2003

Чтобы создать правило в Outlook версий 2003 и 2007, делаем следующее:

  1. В рабочей панели окна в выпадающем меню «Сервис» ищем пункт «Правила и оповещения». Нажимаем. Подпункт «Правила и оповещения»
  2. В открывшемся окне видим список правил, имеющихся на данный момент, а также кнопки управления. Для пользователя доступны изменение, копирование и удаление правила. Необходимое для работы в данный момент правило можно применить (кнопка в правом верхнем углу). Но на данный момент нас интересует кнопка «Новое…». Нажимаем её. Нажимаем на кнопку «Новое»
  3. В «Мастере правил» находим и выбираем нужный нам шаблон. Далее нажимаем на гиперссылку (синие слова с подчёркиванием) для изменения данных. Для каждого шаблона они будут отличаться. Нажимаем «Далее».
    При необходимости — изменяем параметры в нижнем окне
  4. В следующем окне настраиваем фильтры, по которым будут сортироваться письма. Как видите, условий отбора может быть несколько, и по нажатию на конкретное условие настраиваются его параметры. Задайте нужные параметры для правила
  5. В этом примере настраивается текст, по наличию которого в тексте письмо будет отбираться. Вводим ключевое поисковое слово
  6. А также указывается папка, в которую письмо, соответствующее критерию, будет перемещаться. Результат нашей настройки
  7. Нажимаем «Готово» и возвращаемся к списку правил. Находим в списке созданное нами, нажимаем «Применить правила» и затем «ОК». Применяем созданное правило и нажимаем «ОК»

Какие отличия в настройках для версий 2010, 2013, 2016

Принципиальной разницы в настройках нет. Есть небольшие улучшения в процессе.

  1. Мастер настроек расположен в меню «Файл» (левый верхний угол) в пункте «Управление правилами и оповещениями» в подпункте «Правила и оповещения». Дальше всё по инструкции. «Файл» — «Сведения» — «Управление…»
  2. После шага 4 вышеописанной инструкции мастер настройки даёт нам возможность описать исключения из правил. Вверху — выбираем исключение, внизу — уточняем параметры. Выбираем тип исключения и уточняем его параметры
  3. В следующем окне появилась возможность дать удобное имя правилу, применить его к уже пришедшим письмам и назначить созданное правило всем учётным записям. Назначаем имя и устанавливаем значки нужным параметрам
  4. Только после этого нажимаем «Готово» и создаём правило.

Видео: как включить автоответчик в Outlook 2013

Как отключить автоответ

Тут всё ещё проще, чем при настройке включения. В версиях 2010–2016 при очередном заходе в Outlook при включённых автоответах вы увидите соответствующее предупреждение («Для данной учётной записи выполняется отправка автоответов»). Нажмите на кнопку «Отключить», и все праметры будут отключены.

В 2007 и 2003 версиях нужно будет перейти в меню «Сервис», в пункт «Заместитель» и выбрать подпункт «Я нахожусь на работе».

Зайдите в сервис «Заместитель» и отключите автоответ

Почтовый клиент Outlook значительно упрощает работу с электронной почтой. Без сомнения, автоответчик во время отпуска для человека, чья работа постоянно связана с перепиской, — незаменимая вещь. Остаётся только правильно настроить параметры вашего личного «заместителя» и со спокойной совестью заняться своими делами или же просто отдохнуть!

Автоответчик в Outlook пригождается в тех случаях, когда у вас не будет возможности отвечать на поступающие письма самостоятельно. Вместо вас это будет делать программа, используя ранее заготовленный вами шаблон. Ниже будет продемонстрировано, как сделать, настроить или отключить автоответ в Outlook 2007, 2010, 2013 и других версиях через аккаунт Exchange и без него.

Как сделать автоответ в Outlook 2010 и других версиях: активация заместителя с аккаунтом Exchange

Обычно учётная запись Exchange присутствует на корпоративных компьютерах, а на личных не используется. Убедиться в том, какая у вас учётная запись, можно по строке состояния в правом или левом нижнем углу программы. В ней должно быть написано «Подключён к Microsoft Exchange», если вы авторизованы через аккаунт Exchange.

Включение автоответчика в различных версиях Outlook будет немного отличаться, поэтому инструкции будут представлены отдельно для каждого года. Версия Outlook будет соответствовать версии Microsoft Office, установленном на вашем компьютере.

Outlook 2010, 2013, 2016

  1. Находясь в главном меню программы, кликнете по кнопке «Создать сообщение», чтобы перейти к написанию шаблона для будущего самоотправляющегося ответа.

Нажимаем кнопку «Создать сообщение»

Прописываем текст сообщения

Нажимаем кнопку «Сохранить как»

Выбираем формат «Шаблон Outlook»

Нажимаем кнопку «Сохранить»

Выбираем пункт «Управление правилами и оповещениями»

Нажимаем кнопку «Новое»

Выбираем вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям»

Выбираем, когда будет действовать автоответчик

Выбираем пункт «Ответить, используя указанный шаблон»

Нажимаем кнопку «Указанный шаблон»

Указываем путь до заранее созданного шаблона

Проверяем правильность настроек

Нажимаем кнопку «Готово»

Outlook 2007

  1. Разверните меню «Файл», в нём перейдите по пути «Создать» — «Почтовое сообщение».

Нажимаем кнопку «Почтовое сообщение»

Кликаем по кнопке «Сохранить как»

Ставим формат «Шаблон Outlook»

Разворачиваем меню «Сервис»

Выбираем пункт «Правила и оповещения»

Кликаем по кнопке «Новое правило»

Выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям»

Отмечаем параметры, при которых автоответчик будет активироваться

Выбираем вариант «Ответить, используя указанный шаблон»

Кликаем по кнопке «Указанный шаблон»

Нажимаем кнопку «Обзор»

Проверяем выставленные параметры

Кликаем по кнопке «Готово»

Активация заместителя без аккаунта Exchange

Если вы авторизованы в программе не через аккаунт Exchange, то можете воспользоваться этим способом для создания автоответчика.

Outlook 2010, 2013, 2016

  1. Откройте меню «Файл».

Разворачиваем меню «Файл»

Выбираем пункт «Сведения»

Нажимаем кнопку «Автоответы»

Настраиваем параметры автоответов

Вводим текст для сообщения

Outlook 2007

  1. Разверните вкладку «Сервис» в главном меню программы.

Выбираем меню «Сервис»

Выбираем пункт «Заместитель»

Выбираем настройки заместителя

Вводим текст для автоответа

Отключение автоответчика

Как отключить автоответ на поступающие сообщения зависит от того, каким способом вы его включали: с учетной записью Exchange или без нее.

С аккаунтом Exchange

  1. Разверните вкладку «Файл».

Выбираем раздел «Файл»

Кликаем по кнопке «Управление правилами и оповещениями»

Без аккаунта Exchange

  1. Откройте меню «Файл».

Раскрываем меню «Файл»

Выбираем подраздел «Сведения»

Используем кнопку «Автоответы»

Выбираем параметр «Не отправлять автоответы»

Заместитель — функция, которая пригодится людям, отсутствующим на рабочем месте, или тем, кто не хочет отвечать на определённый тип сообщений вручную. Учтите, что автоматический ответ будет отсылаться пользователю, отправившему вам сообщение, только один раз. На все последующие его сообщения автоответчик отвечать не будет. Счётчик обнулится, когда вы вручную запустите Outlook.

rg-gaming.ru

Как в аутлуке настроить автоответ об отпуске

Отправлять автоответы об отсутствии на рабочем месте можно двумя способами. Выбор зависит от типа учетной записи электронной почты.

Откройте вкладку Файл, а затем выберите из двух приведенных ниже рисунков тот, который соответствует вашей версии Outlook.

Если вы не видите кнопку Автоответы, следуйте инструкциям по настройке автоматических ответов.

Настройка автоматических ответов

Выберите пункты Файл > Автоответы.

Примечание. Для Outlook 2007 на вкладке Сервис выберите пункт Заместитель.

В диалоговом окне Автоответы выберите команду Отправлять автоответы.

Кроме того, можно указать диапазон дат для автоматических ответов. Начиная с указанной даты их отправка прекратится. В обратном случае автоматические ответы нужно будет отключить вручную.

Примечание: Если вы не видите кнопку Автоответы, настройте отправку сообщений об отсутствии на рабочем месте с помощью правил и оповещений.

На вкладке В пределах организации введите текст ответа, который будет отправляться сотрудникам организации, если вас нет на рабочем месте.

Примечание: При отправке автоматических ответов любым отправителям за пределами организации автоматические ответы будут отправляться для всей почты, включая информационные бюллетени, рекламу и спам. Если вы хотите отправлять автоматические ответы пользователям за пределами вашей организации, рекомендуем выбрать параметр Только моим контактам.

Чтобы сохранить параметры, нажмите кнопку ОК.

Отключение автоматических оповещений об отсутствии на работе

Если приложение Outlook настроено для отправки автоматических ответов, сообщение об этом отображается под лентой. Чтобы отключить автоматические оповещения об отсутствии на работе, выберите команду Отключить. Чтобы изменить даты для автоматических ответов и сообщений, воспользуйтесь инструкциями выше для изменения параметров.

Примечание. В Outlook 2007 для отключения автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте откройте вкладку Сервис, выберите пункт Заместитель и снимите флажок Отправлять автоответ об отсутствии.

Обновление параметра "Автоответы" в мобильном приложении Outlook

Параметр "Автоответы" можно обновить в Outlook для iOS или Outlook для Andro >Щелкните здесь, чтобы получить приложение и управлять параметром "Автоответы" в пути.

Устранение неполадок Нет параметра "Автоответы"

Если в меню "Файл" отсутствует параметр Automatic Replies, вероятно, вы используете Gmail, Yahoo либо другую учетную запись POP или IMAP, которая не поддерживает функцию автоматических ответов в Outlook. Вы можете настроить правило для автоматического ответа на входящие сообщения, однако для этого должно быть постоянно запущено приложение Microsoft Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Использование правил для ответа на сообщения.

Ведение деловой переписки в компании любого размера предполагает контроль за своевременной обработкой входящей корреспонденции. Автоответ в Outlook — это отличное организационное решение. Эта опция позволяет информировать клиентов о продолжительности отсутствия специалиста, с которым они работали и одновременно перенаправить их к замещающему сотруднику.

Как выполнить настройки

Характер настройки автоответов в сервисе Outlook зависит от того, с какой учетной записью вы в нем авторизированы. Если не углубляться, то есть два варианта:

  1. Для учетных записей Microsoft Exchange. Функция поддерживается, необходимо ее включить и настроить.
  2. Обычные учетные записи Microsoft. Функция не поддерживается, но создать автоответ в Outlook 2013 (и др. версиях) можно через правила для писем.

Если вы не знаете подробностей о характере вашей учетной записи, то запустите Outlook и перейдите ко вкладке “Файл”. Если изображение на экране соответствует рисунку слева, значит вы подключены к Outlook через Microsoft Exchange. Если же то, что вы видите, идентично рисунку справа — у вас обычная учетная запись Microsoft.

Инструкция для учетных записей на Microsoft Exchange

Как в Аутлуке сделать автоответ для версий 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Office 365:

  • Запустите сервис, перейдите ко вкладке “Файл” .
  • Нажмите на кнопку “Автоответы” .

  • Откроется диалоговое окно, где нужно выбрать “Отправлять автоответы” .
  • Если нужно, укажите период (даты включения и отключения функции), в который будет работать автоответчик. Для этого поставьте отметку рядом с “Отправлять только в течение следующего периода” , а затем выставьте нужные даты.
  • Ниже, в разделе “Отвечать один раз каждому отправителю следующими сообщениями:” , под вкладками “В пределах организации” и “За пределами организации” введите соответствующий (случаю и категории получателей) текст.

  • Нажмите на “Ок” для завершения операции.

Инструкция для Outlook 2007

Функционал настроек от тех, что есть в более поздних версиях, отличается только в самом начале. Как сделать в Аутлуке 2007 автоответ об отпуске:

  1. Запускаем программу, переходим ко вкладке “Сервис” .
  2. Нажимаем на “Заместитель” .
  3. Повторяем предыдущую инструкцию, начиная с п.2.

Обратите внимание: если активна функция “За пределами организации”, автоответчик в Outlook 2016 (и др. версиях) по умолчанию срабатывает на всю входящую корреспонденцию. Чтобы ограничить аудиторию, можно поставить отметку на “Только моим контактам”.

Инструкция для обычных учетных записей Microsoft

Как было сказано выше, для обычных учетных записей доступна только установка правил для автоматических ответов (сообщений об отсутствии на месте). Следующая инструкция подойдет для всех версий Outlook начиная с 2007 г., а также Office 365.

Вначале, перед тем как настроить автоответ в Аутлуке, создаем шаблон:

  • Сообщения → Создать новое → указать тему (напр., “Я в отпуске с … по … месяца года”) → ввести текст сообщения для автоматического ответа → Файл → Сохранить как.
  • Присваиваем шаблону имя. В окошке “Тип файла” укажите “Шаблон Outlook (*.oft)”.
  • В качестве местоположения шаблона можно оставить стандартную папку (c:usersusernameappdataroamingmicrosofttemplates) или же выбрать другую на свое усмотрение.
  • Нажмите на “Сохранить”.

Как в Аутлуке поставить автоответ, с помощью создания правила:

  1. Главное окно Outlook → Файл (в Outlook 2007 “Сервис”) → Управление правилами и оповещениями (в Outlook 2007 “Правила и оповещения”) → Правила и оповещения → Правила для электронной почты → Создать правило → Начать с пустого правила → “Применение правила к полученным мной сообщениям” → “Далее” .
  2. Чтобы автоответчик срабатывал на каждое входящее сообщение: поля Шаг 1 и Шаг 2 не изменяем → Далее → система предложит применить правило ко всем сообщениям → Да.
  3. Окно “Шаг 1. Выберите «Действия” , раздел “Что следует делать с сообщением” . Выберите “Ответить, используя указанный шаблон” .
  4. Окно “Шаг 2. Измените описание правила”. Нажмите на “Указанный шаблон” .
  5. Откроется диалоговое окно “Выберите шаблон ответа”. В поле “Искать в …” нажмите на “ Шаблоны в файловой системе” .
  6. Выбрать ранее созданный шаблон → Открыть → Далее.
  7. Присвойте файлу соответствующее имя. Например “Нет на месте”, “Ушел / ушла в отпуск” и т. д. На этом настройка автоответа в Outlook завершена.

По умолчанию система выставляет отметку на “Включить правило”. Т. е. оно начнет действовать сразу после создания. Если вы хотите активировать правило позже, снимите сейчас эту отметку.

А вот как включить готовое правило: Файл → Управление файлами и оповещениями → Правила и оповещения → Правила для электронной почты → ОК.

Важно! Правило работает только в случае, когда приложение Outlook запущено на вашем компьютере или смартфоне — т. е. ваша учетная запись должна быть онлайн.

В Web-версии Outlook

Сначала нужно пройти авторизацию (со своей обычной учетной записью Microsoft) по ссылке https://outlook.live.com/mail/#/inbox. Далее, как включить автоответ в Outlook 2010 и других версиях:

  1. В правом верхнем углу панели инструментов нажать на “Параметры” (кнопка “Шестеренка”).
  2. Нажать на “Посмотреть все параметры Outlook” (внизу открывшегося меню).
  3. Перейти на вкладку “Почта” и нажать на “Автоматические ответы” .
  4. Ползунок рядом со строкой “Включить автоматические ответы” сдвигаем вправо.
  5. Выполните необходимые настройки (описание в таблице ниже).
  6. Впишите в специальное поле текст для автоматического ответа.
  7. Нажмите на “Сохранить” .

Как настроить автоответ в Outlook, пояснения для Web-версии:

Название кнопки Для чего она нужна / что будет, если нажать
Отправлять ответы в определенные период времени. Можно задать временной промежуток, в течение которого будут отправляться автоматические ответы. Начало — любая дата, начиная с сегодняшней, окончание — любая, без ограничений.
Отключить календарь на этот период. Вам не будут приходить оповещения из встроенного в Outlook календаря.
Автоматически отклонять новые приглашения на события, приходящие в этот период. Отправители приглашений будут получать соответствующее оповещение.
Отклонить и отменить мои собрания в этот период Участники получат соответствующее оповещение.
Отправлять ответы только контактам Автоматические ответы будут получать только люди из вашего списка контактов в Outlook. *

* В Web-версии Outlook нет кнопок “В пределах организации” и “За пределами организации”. Если не выставить отметку на “Отправлять ответы только контактам”, автоответчик будет срабатывать на все входящие сообщения, включая рекламу, спам и информационные бюллетени.

Примеры автоответов на время отпуска

Примерная схема автоматического ответа на время отсутствия (отпуска) выглядит так:

  • Приветствие
  • Уведомление об отсутствии на рабочем месте + даты в формате “с … по … “.
  • Указание причины отсутствия — по желанию и ситуации.
  • Контактная информация лица, замещающего вас частично или полностью. Либо контактная информация нескольких лиц с указанием, к кому и по какому вопросу следует обращаться.

Но, конечно же, структура письма зависит от конкретной ситуации. Автоответы в Outlook 2010 про отпуск, примеры:

⬤ “Здравствуйте! До ХХ.ХХ. я отсутствую в офисе. Пожалуйста, по всем вопросам обращайтесь к моему заместителю Анне Иоановой.

Тел.: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ
Почта: [email protected]

⬤ “Здравствуйте! По причине отпуска я отсутствую в офисе с ХХ.ХХ. по ХХ.ХХ. По срочным вопросам обращайтесь, пожалуйста, к Ивану Грозному.

Тел.: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ
Почта:[email protected]”.

⬤ “Добрый день! До ХХ ч. я отсутствую на рабочем месте, поэтому отвечу Вам позже.”

⬤ “Спасибо, что обратились. В настоящее время и до ХХ.ХХ. я нахожусь в отпуске.

С текущими вопросами обращайтесь в ХХХ отдел офиса по телефону: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ.”
Номер для экстренной связи со мной: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ.”

А если ваша организация маленькая и атмосфера внутри команды позволяет некоторые вольности, то можно даже поставить автоответ в Outlook, подобный этому: “Друзья! Я отправился в кругосветку и сейчас болтаюсь где-то в Тихом океане, между Австралией и Бразилией. На ваши письма я буду отвечать по возможности, преимущественно по вечерам. Созвон со всеми, с кем договаривался, будет по плану, в условленное время.”

В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.

Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.

Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.

Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.

Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».

Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.

Обратите внимание. Правила обработки сообщений находятся в этом же меню, под текстом вашего автоответа.

После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.

Настройка автоматического ответа Outlook 2010

Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».

В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».

Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.

Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.

Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.

Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:

В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.

Телефон: +7 123 456-78-90

Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:

До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.

Если вопрос срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.

Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».

Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.

Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.

Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».

В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу отправлялись в бухгалтерию.

После создания нажмите два раза кнопку ОК, чтобы выйти из режима настроек автоответов.

На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.

Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016

Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.

Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.

Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».

Откроется окно создания автоответов, которое в принципе идентично Outlook 2010.

Для включения автоответов поменяйте переключатель на пункт «Отправлять автоответы».

Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.

Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.

Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:

До 18 июля включительно я нахожусь в отпуске.

По всем вопросам обращайтесь к Козлову Виктору.

При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.

Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.

Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.

Для примера на картинке, показано правило, которые пересылает все письма с почтового ящика [email protected] с темой СРОЧНО на адрес [email protected]

После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.

Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».

Видео создания автоответов в Outlook

Ниже я предлагаю посмотреть несколько видео инструкций по созданию автоответов в Outlook. Если у вас остались какие-либо вопросы обязательно задавайте их в комментариях.


rg-gaming.ru

Автоответ в outlook 2010 отпуск пример. WEB-технологии. informatik-m.ru

автоответ в outlook 2010 отпуск пример

Включение заместителя в Outlook 2010

22 мая

В процессе работы каждого сотрудника случаются ситуации, в которых необходимо отлучиться с рабочего места и передать свои обязанности другому специалисту, который сможет получать ваши письма и отвечать на них за вас. Данная функция называется «Заместитель» и была в старых версиях Outlook доступна напрямую из меню «Сервис», но в 2010 Outlook она несколько сменила свое расположение.

Для того, чтобы воспользоваться функцией «Заместитель» откройте Outlook, зайдите в меню «Файл», затем кликните на кнопку «Автоответы » (Рис. 1).

Рис. 1

В открывшемся окне выберите пункт «Отправлять автоответы ». При желании можно указать временной интервал. Затем нажмите кнопку «Правила » (Рис. 2).

Рис. 2

В окне «Правила автоответа » нажмите кнопку «Добавить » (Рис. 3).

Рис. 3

В следующем окне выберите пункты «Отправленные мне лично » и действие «Переслать ». В ставшей активном полек «Кому » выберите получателя или впишите адрес вручную (Рис. 4).

В нем нужно нажать кнопку «Да ». В этом случае функция «Заместитель» будет работать без включения опции автоответа.

Автоответ при отсутствии на работе в Outlook 2007/2010

Outlook 2007:

1. Запустите Outlook, зайдите в меню «Сервис» и выберите «Заместитель» .

2. Выберите «Меня нет на работе» и внесите текст автоматического сообщения.

Если Вы хотите отключить данную функцию, выберите “Я нахожусь на работе”

1. Запустите Outlook, зайдите в меню «Файл» и выберите «Автоответы» .

2. Выберите «Отправлять автоответы» и внесите текст автоматического сообщения.

Для того, чтобы отключить автоответ, необходимо выбрать «Не отправлять автоответы»

Примечание: Здесь вы также можете задать конкретные даты и время вашего отстуствия, по истечению которого, автоответчик отключится.

Я нахожусь в командировке/отпуске в период с дд.мм.гг по дд.мм.гг

В мое отствутвие просьба обращаться к ФИО (вашего руководителя/заместителя),

email: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Иванов Иван

Как настроить переадресацию и другие дополнительные возможности.

Если вы хотите, чтобы ваша почта переадресовывалась вашему руководителю/коллеге или настроить другой шаблон ответа для отправителя, или переместить письма в другую папку или удалить входящее письмо, то необходимо сделать следующие.

Outlook 2007/Outlook 2010

1. В окне автоответа добавить правило, нажав соответствующую кнопку.

2. В поле «От…» выбрать необходимого отправителя (или отправителей)

3. В поле «Кому…» указать свой почтовый ящик

Чтобы включить или отключить правила для автоответов, установите или снимите флажок нужного правила в диалоговом окне.

Send Out of Office notices with POP3, IMAP, and Outlook.com accounts

Note    If you use a Microsoft Exchange Server account in Microsoft Outlook 2010, use the Automatic Replies feature. See Automatically reply to messages (formerly the Out of Office Assistant). This article is for all other email account types, such as Outlook.com (formerly Hotmail), POP3, and IMAP.

How can I tell if I am using a Microsoft Exchange Server account?

Click the File tab. Click Account Settings. and then click Account Settings. On the E-mail tab, the list of accounts indicates the type of each account. If Microsoft Exchange doesn’t appear, you are not using an Exchange Server account.

You can set up Outlook 2010 to send an automatic response to some or all of the people who send you email messages.

You can combine an Outlook email template with Outlook rules to reproduce the functionality of the Automatic Replies feature that is available only to Exchange Server accounts.

Important    This functionality is available in Outlook 2010 beginning with Microsoft Office 2010 Service Pack 1.

Step 1: Create a message template

On the Home tab, in the New group, click New E-mail .

In the message body, type the message that you want to send as your automated reply.

In the message window, click the File tab, and then click Save As .

Step 2: Create a rule to automatically reply to new email messages

On the Home tab, in the Move group, click Rules. and then click Manage Rules Alerts .

In the Rules and Alerts dialog box, click New Rule .

Under Start from a blank rule. click Apply rules on messages I receive. and then click Next .

Under Which condition(s) do you want to check?. select any criteria that you want, and then click Next. Typically, you don’t need to select any items.

Under What do you want to do with the message?. select the reply using a specific template check box.

Under Step 2: Edit the rule description (click an underlined value). click a specific template .

In the Select a Reply Template dialog box, in the Look In box, click User Templates in File System .

Select the template that you created in the previous section or one that you have created or downloaded, and then click Open .

Click Next .

Select the check boxes for any exceptions to the auto-reply rule. It is common not to add any exceptions.

Click Next .

Under Step 1: Specify a name for this rule. type a name for the auto-reply rule, and then click Finish .

Important    For the Rules Wizard to send a reply automatically, Outlook must be running and configured to check periodically for new messages.

The reply using a specific template rule in the Rules Wizard sends your automated reply only one time to each sender during a single session. A session is every time that you start Outlook until you exit the application. This rule prevents Outlook from sending repetitive replies to a single sender from whom you receive multiple messages. During a session, Outlook keeps track of the list of users to whom it has responded. If you exit and then restart Outlook, it is considered a new session and the list of the senders who have received automated replies is reset.

Tip    Consider creating an Outlook task or to-do reminder to help you remember to turn off this rule when you want to stop sending automatic replies.

Turn off automatic replies

To turn off a rule that is sending automatic replies, do the following:

On the Home tab, in the Move group, click Rules. and then click Manage Rules Alerts .

Источники: http://blog.depit.ru/vklucheniye-zamestitelya-v-outlook-2010/, http://vekit.ru/zametki/50-avtootvet-pri-otsutstvii-na-rabote-v-outlook-2007-2010, http://support.office.com/en-my/article/Automatically-reply-to-email-messages-1e29092a-183e-46bc-9ef6-7185c4e01b92

Комментарии: 1

informatik-m.ru


Смотрите также



© 2010- GutenBlog.ru Карта сайта, XML.