Как поставить автоответ в outlook


Автоответ в outlook – инструкция

При нынешнем темпе жизни порой не остается времени даже на то, чтобы ответить на личную почту. А ведь пару раз в год у каждого есть отпуск, который хочется провести с семьей и друзьями, но, к сожалению не все коллеги и заказчики разделяют радость отдыха и продолжают писать 24/7. В данной статье мы расскажем, о том как создать автоответ в outlook.

Автоответ в outlook

Автоответ в Microsoft Оutlооk

В таких моментах вас выручит возможность создания автоматического ответа в Оutlооk, который самостоятельно сможет отвечать на полученные вами сообщения. Это возможно благодаря заранее подготовленному и сохраненному сообщению для шаблона. Далее мы покажем, как подключить, выставить настройки и отключить функцию автоматического ответа Оutlооk в версиях с 2016-ого до 2007-ого года с профилем Exchange и без его использования.

Настраиваем функцию автоответа в Microsoft Outlook

Автоматический ответ во всех версиях Outlook: активируем функцию «Заместитель» с учетным профилем Exchange

Как правило, учетная запись в Exchange используют на рабочих ПК, а не на домашних. Для того чтобы узнать какой аккаунт у вас, посмотрите внизу экрана на строку. Если там вы увидите надпись «Подключено в MC Exchange», следовательно у вас одноименный корпоративный аккаунт.

Так как при разных версиях программы Аутлук подключение автоответчика чуть отличается, мы предоставим вам инструкции для всех версий по отдельности.

Интересно! Версия программы Outlook всегда соответствует версии MC Office, которая установлена на вашем ПК.

Версия 2О1О-2О16

  1. Когда вы зайдете в основное меню, нужно кликнуть по иконке «Создать сообщение». У вас откроется автоматический режим подготовки макета, в каком создается заготовленный ответ.

    Во вкладке «Главная» нажимаем на иконку «Создать сообщение»

  2. В окно для текста-шаблона введите текстовое сообщение, которое будет мгновенно и без вашего участия отправлено в ответ на все полученные имейлы.

    В поле для текста-шаблона вводим текстовое сообщение

  3. Когда все будет готово, перейдите к вкладке «Файл» и кликните на строку «Сохранить как». Переходим к вкладке «Файл»

    Нажимаем «Сохранить как»

  4. Файл, который вы сохраняете, подпишите, как вам нравится, после чего для него следует выбрать разрешение «Шаблон Аутлук» (*oft)».

    Задаем имя файлу с расширением «oft», в поле «Тип файла» выбираем «Шаблон Outlook (*oft)»

  5. Записываем элемент в память ПК, щелкнув по клавише «Сохранить».

    Нажимаем по кнопке «Сохранить»

  6. Затем следует вернуться в главное окно программы, открыть закладку «Файл» и перейти в пункт «Управление оповещениями и правилами». Переходим к вкладке «Файл»

    Переходим в раздел «Управление оповещениями и правилами»

  7. В открытом окне кликните по функции «Новое правило».

    Выбираем функцию «Новое правило»

  8. У вас на экране появится раздел «Начать с пустого правила», но вам следует выбрать вариант со словами «Применения правила к полученным мной сообщениям», щелкните «Далее».

    Выбираем вариант со словами «Применения правила к принятым мной сообщениям»

  9. В открытом окне выберите условия, когда должен срабатывать автоответчик, затем нажмите «Далее».

    Отмечаем галочкой те случаи, когда должен срабатывать автоответчик, нажимаем «Далее»

  10. У нас открывается первый шаг. Выбираем «Ответить, используя выбранный шаблон».

    Выбираем «Отвечать, используя выбранный шаблон», нажимаем «Далее»

  11. Во втором блоке в разделе «Шаг 2» кликните на синюю надпись «Указанный шаблон».

    Кликаем на синюю надпись «Указанный шаблон»

  12. Нажмите на кнопку «Обзор», что бы указать путь к созданному ранее файлу, затем щелкните на кнопку «Открыть».

    Указываем путь к созданному ранее шаблону, нажав по кнопке «Обзор», нажимаем «Открыть»

  13. В появившемся окне «Завершения настройки правила» в первом блоке прописываем название для созданного правила, а во втором выбираем «Включить правило». Раздел «Шаг 3» нужен для того, чтобы проверить правильность указанных данных.

    Пишем имя правила, ставим галочку на пункт «Включить правило»

  14. Когда вы все проверите и будете точно уверены, нажимаем на «Готово». Создание автоматического ответа окончено и функция активирована. Поздравляем!

    В блоке «Шаг 3» проверяем данные, нажимаем «Готово»

Версия 2ОО7

  1. Откройте раздел «Файл», далее переходим в «Сoздaть» => «Пoчтoвoе сooбщeниe».

    Открываем раздел «Файл», далее переходим в «Сoздaть», затем «Пoчтoвoе сooбщeниe»

  2. Пишем сообщение, которое в дальнейшем будет приходить в качестве ответа всем вашим собеседникам.

    Пишем ответ, который в дальнейшем будет приходить в качестве ответа всем собеседникам

  3. Теперь нужно сохранить текст, воспользовавшись функцией «Сохранить как».

    Нажимаем на значок программы, выбираем «Сохранить как»

  4. Называем файл как угодно, и задаем для него тип «Шаблон Аутлук (*oft)».

    Называем файл как угодно, выбираем для него фoрмaт «Шаблон Аутлук (oft)»

  5. Возвращаемся к MC Outlook и выбираем раздел «Сервис».

    Возвращаемся к MC Outlook и выбираем раздел «Сервис»

  6. В нем нам нужна опция «Прaвилa и опoвeщeния».

    Нажимаем по функции «Прaвилa и опoвeщeния»

  7. В открытом окне щелкаем по функции «Новое правило».

    В появившемся окне выбираем функцию «Новое правило»

  8. Перед вами появится раздел «Начать с пустого правила», где вам нужно щелкнуть по «Применения правила к полученным мною уведомлениям».

    Выбираем пункт «Применения правила к полученным мною уведомлениям», нажимаем «Далее»

  9. Отметьте условия, в которых должен сработать автоответ.

    Ставим галочку на нужный вариант, нажимаем «Далее»

  10. В первом блоке щелкните по опции «Ответить, используя указанный шаблон».

    Выбираем функцию «Отвечать, используя указанный шаблон»

  11. Во втором блоке кликните на синюю надпись «Указанный шаблон».

    Во втором блоке кликаем на синюю надпись «Указанный шаблон»

  12. Указываем местонахождение созданного ранее сообщения.

    Нажимаем на кнопку «Обзор», выбираем путь где хранится шаблон сообщения, нажимаем «Открыть»

  13. У вас откроется новое окно «Завершение настройки правила». В первом блоке укажите название для созданного правила, а во втором поставьте галочку возле «Включить правило». В третьем блоке вы проверяете информацию на правильность указанных данных.

    Заполняем поле с названием, нажимаем «Включить правило»

  14. Осталось кликнуть на кнопку «Готово». Автоответ готов и активирован.

    В блоке «Шаг 3» проверяем информацию, нажимаем «Готово»

Для тех, кто привык настраивать по видео, рекомендуем к просмотру данное видео.

Видео — Как включить автоответчик в Microsoft Outlook 2007

Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе

Когда вы авторизовались и не использовали аккаунт Exchange, вы можете использовать следующие методы для создания автоматического ответа.

Версия 2О16-2О1О. Способ 1

  1. Открываем в меню вкладку «Файл».

    Переходим во вкладку «Файл»

  2. Выбираем раздел «Сведения».

    Выбираем раздел «Сведения»

  3. Из предложенных функций выбираем «Автоответы».

    Выбираем функции «Автоответы»

  4. Включаем функцию, при этом отметив такой параметр, как «Отправлять автоматический ответ при отсутствии».

    Отмечаем галочкой параметр «Отправлять автоответ об отсутствии»

  5. Еще вы сможете установить временной промежуток, когда опция автоматического ответа должна работать, а можете убрать галочку возле варианта «Совершать отправку лишь в течение последующего периода» и удалить все временные рамки.

    Ставим галочку на пункт «Отправлять только в течении следующего периода», выставляем параметры или снимаем галочку с этого пункта и очищаем все поля

  6. Когда вы готовите уведомление для коллег, выбираем пункт «В пределах организации», а для остальных – «За пределами организации (Вкл)». Далее вводим текстовое сообщение для автоматического ответа. Все готово! Выбираем вкладку «В пределах организации», вводим текст сообщения

    Выбираем вкладку «За пределами организации (Вкл.)» вводим текстовые сообщения, нажимаем «Готово»

Версия 2О16-2О1О. Способ 2

  1. Открываем раздел «Файл», и кликаем на автоответ. Переходим во вкладку «Файл»

    Выбираем функции «Автоответы»

  2. В появившемся окне щелкаем по опции «Отравляем автоответы». Если нужно, можете установить определенный интервал времени. Далее кликаем на «Правила».

    Выбираем функцию «Отравляем автоответы», назначаем интервал, нажимаем на кнопку «Правила»

  3. На экране появится окно с названием «Правила автоответа», кликаем на «Добавить».

    Нажимаем на «Добавить»

  4. Затем необходимо проставить галочки напротив таких пунктов, как «Отправленные лично мне» и «Переслать». В поле «Кому» выбираем адресата.

    Ставим галочки на пункты «Отправлять мне лично», далее «Переслать», в поле «Кому» выбираем адресат

  5. После проделанных манипуляций и нажатия на подтверждающую кнопку «ОК» у вас будет извещение о том, что вы не подключили автоответ.
  6. Кликните по кнопке «Да», и тогда «Заместитель» будет функционировать без подключенного автоответа.

    Нажимаем «Да»

Версия 2ОО7

  1. Открываем раздел «Сервис» в меню.

    Открываем раздел «Сервис» в меню

  2. Находим пункт «Заместитель» и щелкаем по нему.

    Щелкаем по пункту «Заместитель»

  3. Включаем функцию, при этом отметив такой параметр, как «Отправлять автоматический ответ при отсутствии».

    Отмечаем галочкой параметр «Отправлять автоответ об отсутствии»

  4. Вы также сможете установить временной промежуток, когда опция автоматического ответа должна работать, а можете убрать галочку возле варианта «Совершать отправку лишь в течение последующего периода» и убрать все временные рамки.

    Ставим галочку на пункт «Отправлять только в течении следующего периода», выставляем параметры или снимаем галочку с этого пункта и очищаем все поля

  5. Когда вы готовите уведомление для коллег, выбираем раздел «В пределах организации», а для остальных – «За пределами организации (Вкл)».

    Выбираем вкладку «В пределах организации», вводим текст сообщения

  6. Пишем текстовое сообщение для автоматической отправки.

    Выбираем вкладку «За пределами организации (Вкл.)» вводим текстовые сообщения, нажимаем «Готово»

Отключаем функцию автоматического ответа

Если отпала необходимость в использовании автоматического ответа, вы можете ее отключить. Для этого есть два способа отключения, выбор которых зависит от того, как вы ее подключали – с аккаунтом Exchange или нет.

В профиле с учетной записью

  1. Открываем в меню раздел «Файл».

    Переходим во вкладку «Файл»

  2. Переходим к функции «Упрaвлeниe oпoвeщениями и пpaвилaми».

    Нажимаем по функции «Прaвилa и опoвeщeния»

  3. В открытом окне вы увидите все правила, созданные вами ранее. С варианта, который вы желаете отключить, достаточно лишь убрать палочку.

    Убираем галочку с варианта, который хотим отключить, нажимаем «ОК»

В профиле без учетной записи

  1. Открываем в меню раздел «Файл».

    Открываем в меню раздел «Файл»

  2. Кликаем на раздел «Сведения».

    Кликаем на раздел «Сведения»

  3. Нажимаем на иконку «Автоответы».

    Нажимаем на иконку «Автоответы»

  4. Кликаем на первую строку «Не отправлять автоответ». Затем подтвердите действие, нажав на «ОК».

    Кликаем на первую строку «Не отправлять автоответ», далее подтверждаем действие, нажав на «ОК»

Заместитель – замечательная функция для деловых людей, которым необходимо быть на связи даже тогда, когда они отсутствуют на рабочем месте нежели потом просматривать огромное количество имейлов. Отвечать автоматически намного удобнее, нежели вручную.

Важно! Автоответ будет выслан пользователю единожды, а на остальные сообщения отвечать не сможет. Если вы запустите Outlook вручную, данные счетчика будут обнулены.

Устранение неполадок: нет параметра «Автоответ»

Если вы пытались выполнить приведенные выше шаги, но в меню не находили функцию автоответа, то вероятнее всего, вы используете учетную запись Gmail, POP, Yahoo, IMAP или какую-то другую, у которой не поддерживаются автоответы в Аутлук. У вас есть возможность настроить автоответ на полученные сообщения, но для этого приложение должно постоянно функционировать, т.е. быть открытым на вашем ПК.

Видео — Как включить автоответчик в Outlook 2013

fileword.ru

как настроить автоответчик на время отпуска?

Наверх
  • Рейтинги
  • Обзоры
    • Смартфоны и планшеты
    • Компьютеры и ноутбуки
    • Комплектующие
    • Периферия
    • Фото и видео
    • Аксессуары
    • ТВ и аудио
    • Техника для дома
    • Программы и приложения
  • Новости
  • Советы
    • Покупка
    • Эксплуатация
    • Ремонт
  • Подборки
    • Смартфоны и планшеты
    • Компьютеры
    • Аксессуары
    • ТВ и аудио
    • Фото и видео
    • Программы и приложения
    • Техника для дома
  • Гейминг
    • Игры
    • Железо
  • Еще
    • Важное
    • Технологии
    • Тест скорости

ichip.ru

как настроить автоответчик на время отпуска? — Рамблер/новости

Если вы в отпуске, и вам нужно уведомлять об этом коллег и партнеров по переписке, можно настроить в Outlook автоматический ответ. Покажем два способа настройки автоответчика в почтовом клиенте Microsoft.

Outlook: быстрая настройка уведомления об отсутствии через «Автоматические ответы»

Первый способ сделать себе автоответчик — настроить отправку автоматического ответа на входящие в Outlook с помощью функции «Автоматические ответы». Для этого не нужно лезть ни в какие специальные настройки. Нижеприведенный способ работает во всех актуальных версиях Outlook, но только для учетных записей на сервере Microsoft Exchange! Запустите Outlook и щелкните вкладку Файл в верхнем левом углу.

В разделе Сведения нажмите на кнопку Автоматические ответы. Включите опцию Отправлять автоответы.

Установите флажок Отправлять только в течение следующего периода и задайте даты начала и окончания рассылки. Если не вводить ничего, то автоматические ответы начнут отправляться прямо сейчас и до тех пор, пока вы не отключите опцию.

Если вы используете Outlook для деловых целей, имеет смысл создать менее формальное сообщение для ваших коллег (В пределах организации) и более формальный для деловых контактов (За пределами организации). Введите текст сообщения для каждого из вариантов на соответствующей вкладке. В тексте рекомендуется указать дату окончания вашего отпуска или отсутствия. Также имеет смысл указать в уведомлении имя и адрес электронной почты человека, с которым ваш контакт может связаться по неотложным вопросам.

Подтвердите создание уведомления об отсутствии, нажав ОК. Теперь в указанный период на все входящие электронные письма будет даваться ответ, содержащий созданный вами текст.

Outlook: задание правила для уведомления об отсутствии

Если вы хотите использовать автоответчик Outlook дома, или в вашей организации нет Exchange, вы можете создать правило для отправки уведомлений об отсутствии. Это немного сложнее, но такое правило позволит вам отправлять разные письма об отсутствии разным получателям. В зависимости от версии Office инструкции могут несколько отличаться, но общий принцип приведен ниже. Запустите Outlook и перейдите на вкладку Файл. На ней должна присутствовать категория Сведения.

Нажмите Управление правилами и оповещениями. Откроется новое окно.

На вкладке Правила для электронной почты находится пункт Новое. Выберите Применить правило к полученным мной сообщениям. Далее вы можете выбрать, каким группам отправителей следует направлять уведомление об отсутствии. Выберите учетную запись электронной почты, с которой будет отправляться автоответ (если вы управляете несколькими учетными записями в Outlook).

В следующем окне определите, каким будет уведомление об отсутствии. Если вы хотите, чтобы отправлялся шаблонный ответ, выберите опцию ответа с использованием шаблона. Чтобы выбрать шаблон (файл Word), нажмите на синий выделенный текст (готовый шаблон).

Нажмите ОК для сохранения нового правила. Вы можете создать несколько правил, чтобы Outlook отвечал разным группам отправителей по разным шаблонам. Количество правил ограничено лишь числом групп отправителей.

Читайте также: Как перенести контакты Gmail в Outlook: пара кликов и готово

Как добавить напоминание в Outlook

Что делать, если забыли пароль от Outlook Фото: support.microsoft.com, pixabay.com

Видео дня. Правда о 20 тысячах больных коронавирусом в Москве

Читайте также

news.rambler.ru

Автоответ в outlook

При нынешнем темпе жизни порой не остается времени даже на то, чтобы ответить на личную почту. А ведь пару раз в год у каждого есть отпуск, который хочется провести с семьей и друзьями, но, к сожалению не все коллеги и заказчики разделяют радость отдыха и продолжают писать 24/7. В данной статье мы расскажем, о том как создать автоответ в outlook.

Автоответ в outlook

В таких моментах вас выручит возможность создания автоматического ответа в Оutlооk, который самостоятельно сможет отвечать на полученные вами сообщения. Это возможно благодаря заранее подготовленному и сохраненному сообщению для шаблона. Далее мы покажем, как подключить, выставить настройки и отключить функцию автоматического ответа Оutlооk в версиях с 2016-ого до 2007-ого года с профилем Exchange и без его использования.

Настраиваем функцию автоответа в Microsoft Outlook

Как правило, учетная запись в Exchange используют на рабочих ПК, а не на домашних. Для того чтобы узнать какой аккаунт у вас, посмотрите внизу экрана на строку. Если там вы увидите надпись «Подключено в MC Exchange», следовательно у вас одноименный корпоративный аккаунт.

Так как при разных версиях программы Аутлук подключение автоответчика чуть отличается, мы предоставим вам инструкции для всех версий по отдельности.

Интересно! Версия программы Outlook всегда соответствует версии MC Office, которая установлена на вашем ПК.

  1. Когда вы зайдете в основное меню, нужно кликнуть по иконке «Создать сообщение». У вас откроется автоматический режим подготовки макета, в каком создается заготовленный ответ.

    Во вкладке «Главная» нажимаем на иконку «Создать сообщение»

  2. В окно для текста-шаблона введите текстовое сообщение, которое будет мгновенно и без вашего участия отправлено в ответ на все полученные имейлы.

    В поле для текста-шаблона вводим текстовое сообщение

  3. Когда все будет готово, перейдите к вкладке «Файл» и кликните на строку «Сохранить как».

    Переходим к вкладке «Файл»

    Нажимаем «Сохранить как»

  4. Файл, который вы сохраняете, подпишите, как вам нравится, после чего для него следует выбрать разрешение «Шаблон Аутлук» (*oft)».

    Задаем имя файлу с расширением «oft», в поле «Тип файла» выбираем «Шаблон Outlook (*oft)»

  5. Записываем элемент в память ПК, щелкнув по клавише «Сохранить».

    Нажимаем по кнопке «Сохранить»

  6. Затем следует вернуться в главное окно программы, открыть закладку «Файл» и перейти в пункт «Управление оповещениями и правилами».

    Переходим к вкладке «Файл»

    Переходим в раздел «Управление оповещениями и правилами»

  7. В открытом окне кликните по функции «Новое правило».

    Выбираем функцию «Новое правило»

  8. У вас на экране появится раздел «Начать с пустого правила», но вам следует выбрать вариант со словами «Применения правила к полученным мной сообщениям», щелкните «Далее».

    Выбираем вариант со словами «Применения правила к принятым мной сообщениям»

  9. В открытом окне выберите условия, когда должен срабатывать автоответчик, затем нажмите «Далее».

    Отмечаем галочкой те случаи, когда должен срабатывать автоответчик, нажимаем «Далее»

  10. У нас открывается первый шаг. Выбираем «Ответить, используя выбранный шаблон».

    Выбираем «Отвечать, используя выбранный шаблон», нажимаем «Далее»

  11. Во втором блоке в разделе «Шаг 2» кликните на синюю надпись «Указанный шаблон».

    Кликаем на синюю надпись «Указанный шаблон»

  12. Нажмите на кнопку «Обзор», что бы указать путь к созданному ранее файлу, затем щелкните на кнопку «Открыть».

    Указываем путь к созданному ранее шаблону, нажав по кнопке «Обзор», нажимаем «Открыть»

  13. В появившемся окне «Завершения настройки правила» в первом блоке прописываем название для созданного правила, а во втором выбираем «Включить правило». Раздел «Шаг 3» нужен для того, чтобы проверить правильность указанных данных.

    Пишем имя правила, ставим галочку на пункт «Включить правило»

  14. Когда вы все проверите и будете точно уверены, нажимаем на «Готово». Создание автоматического ответа окончено и функция активирована. Поздравляем!

    В блоке «Шаг 3» проверяем данные, нажимаем «Готово»

  1. Откройте раздел «Файл», далее переходим в «Сoздaть» => «Пoчтoвoе сooбщeниe».

    Открываем раздел «Файл», далее переходим в «Сoздaть», затем «Пoчтoвoе сooбщeниe»

  2. Пишем сообщение, которое в дальнейшем будет приходить в качестве ответа всем вашим собеседникам.

    Пишем ответ, который в дальнейшем будет приходить в качестве ответа всем собеседникам

  3. Теперь нужно сохранить текст, воспользовавшись функцией «Сохранить как».

    Нажимаем на значок программы, выбираем «Сохранить как»

  4. Называем файл как угодно, и задаем для него тип «Шаблон Аутлук (*oft)».

    Называем файл как угодно, выбираем для него фoрмaт «Шаблон Аутлук (oft)»

  5. Возвращаемся к MC Outlook и выбираем раздел «Сервис».

    Возвращаемся к MC Outlook и выбираем раздел «Сервис»

  6. В нем нам нужна опция «Прaвилa и опoвeщeния».

    Нажимаем по функции «Прaвилa и опoвeщeния»

  7. В открытом окне щелкаем по функции «Новое правило».

    В появившемся окне выбираем функцию «Новое правило»

  8. Перед вами появится раздел «Начать с пустого правила», где вам нужно щелкнуть по «Применения правила к полученным мною уведомлениям».

    Выбираем пункт «Применения правила к полученным мною уведомлениям», нажимаем «Далее»

  9. Отметьте условия, в которых должен сработать автоответ.

    Ставим галочку на нужный вариант, нажимаем «Далее»

  10. В первом блоке щелкните по опции «Ответить, используя указанный шаблон».

    Выбираем функцию «Отвечать, используя указанный шаблон»

  11. Во втором блоке кликните на синюю надпись «Указанный шаблон».

    Во втором блоке кликаем на синюю надпись «Указанный шаблон»

  12. Указываем местонахождение созданного ранее сообщения.

    Нажимаем на кнопку «Обзор», выбираем путь где хранится шаблон сообщения, нажимаем «Открыть»

  13. У вас откроется новое окно «Завершение настройки правила». В первом блоке укажите название для созданного правила, а во втором поставьте галочку возле «Включить правило». В третьем блоке вы проверяете информацию на правильность указанных данных.

    Заполняем поле с названием, нажимаем «Включить правило»

  14. Осталось кликнуть на кнопку «Готово». Автоответ готов и активирован.

    В блоке «Шаг 3» проверяем информацию, нажимаем «Готово»

Для тех, кто привык настраивать по видео, рекомендуем к просмотру данное видео.

Когда вы авторизовались и не использовали аккаунт Exchange, вы можете использовать следующие методы для создания автоматического ответа.

  1. Открываем в меню вкладку «Файл».

    Переходим во вкладку «Файл»

  2. Выбираем раздел «Сведения».

    Выбираем раздел «Сведения»

  3. Из предложенных функций выбираем «Автоответы».

    Выбираем функции «Автоответы»

  4. Включаем функцию, при этом отметив такой параметр, как «Отправлять автоматический ответ при отсутствии».

    Отмечаем галочкой параметр «Отправлять автоответ об отсутствии»

  5. Еще вы сможете установить временной промежуток, когда опция автоматического ответа должна работать, а можете убрать галочку возле варианта «Совершать отправку лишь в течение последующего периода» и удалить все временные рамки.

    Ставим галочку на пункт «Отправлять только в течении следующего периода», выставляем параметры или снимаем галочку с этого пункта и очищаем все поля

  6. Когда вы готовите уведомление для коллег, выбираем пункт «В пределах организации», а для остальных – «За пределами организации (Вкл)». Далее вводим текстовое сообщение для автоматического ответа. Все готово!

    Выбираем вкладку «В пределах организации», вводим текст сообщения

    Выбираем вкладку «За пределами организации (Вкл.)» вводим текстовые сообщения, нажимаем «Готово»

  1. Открываем раздел «Файл», и кликаем на автоответ.

    Переходим во вкладку «Файл»

    Выбираем функции «Автоответы»

  2. В появившемся окне щелкаем по опции «Отравляем автоответы». Если нужно, можете установить определенный интервал времени. Далее кликаем на «Правила».

    Выбираем функцию «Отравляем автоответы», назначаем интервал, нажимаем на кнопку «Правила»

  3. На экране появится окно с названием «Правила автоответа», кликаем на «Добавить».

    Нажимаем на «Добавить»

  4. Затем необходимо проставить галочки напротив таких пунктов, как «Отправленные лично мне» и «Переслать». В поле «Кому» выбираем адресата.

    Ставим галочки на пункты «Отправлять мне лично», далее «Переслать», в поле «Кому» выбираем адресат

  5. После проделанных манипуляций и нажатия на подтверждающую кнопку «ОК» у вас будет извещение о том, что вы не подключили автоответ.
  6. Кликните по кнопке «Да», и тогда «Заместитель» будет функционировать без подключенного автоответа.

    Нажимаем «Да»

  1. Открываем раздел «Сервис» в меню.

    Открываем раздел «Сервис» в меню

  2. Находим пункт «Заместитель» и щелкаем по нему.

    Щелкаем по пункту «Заместитель»

  3. Включаем функцию, при этом отметив такой параметр, как «Отправлять автоматический ответ при отсутствии».

    Отмечаем галочкой параметр «Отправлять автоответ об отсутствии»

  4. Вы также сможете установить временной промежуток, когда опция автоматического ответа должна работать, а можете убрать галочку возле варианта «Совершать отправку лишь в течение последующего периода» и убрать все временные рамки.

    Ставим галочку на пункт «Отправлять только в течении следующего периода», выставляем параметры или снимаем галочку с этого пункта и очищаем все поля

  5. Когда вы готовите уведомление для коллег, выбираем раздел «В пределах организации», а для остальных – «За пределами организации (Вкл)».

    Выбираем вкладку «В пределах организации», вводим текст сообщения

  6. Пишем текстовое сообщение для автоматической отправки.

    Выбираем вкладку «За пределами организации (Вкл.)» вводим текстовые сообщения, нажимаем «Готово»

Если отпала необходимость в использовании автоматического ответа, вы можете ее отключить. Для этого есть два способа отключения, выбор которых зависит от того, как вы ее подключали – с аккаунтом Exchange или нет.

  1. Открываем в меню раздел «Файл».

    Переходим во вкладку «Файл»

  2. Переходим к функции «Упрaвлeниe oпoвeщениями и пpaвилaми».

    Нажимаем по функции «Прaвилa и опoвeщeния»

  3. В открытом окне вы увидите все правила, созданные вами ранее. С варианта, который вы желаете отключить, достаточно лишь убрать палочку.

    Убираем галочку с варианта, который хотим отключить, нажимаем «ОК»

  1. Открываем в меню раздел «Файл».

    Открываем в меню раздел «Файл»

  2. Кликаем на раздел «Сведения».

    Кликаем на раздел «Сведения»

  3. Нажимаем на иконку «Автоответы».

    Нажимаем на иконку «Автоответы»

  4. Кликаем на первую строку «Не отправлять автоответ». Затем подтвердите действие, нажав на «ОК».

    Кликаем на первую строку «Не отправлять автоответ», далее подтверждаем действие, нажав на «ОК»

Заместитель – замечательная функция для деловых людей, которым необходимо быть на связи даже тогда, когда они отсутствуют на рабочем месте нежели потом просматривать огромное количество имейлов. Отвечать автоматически намного удобнее, нежели вручную.

Важно! Автоответ будет выслан пользователю единожды, а на остальные сообщения отвечать не сможет. Если вы запустите Outlook вручную, данные счетчика будут обнулены.

Если вы пытались выполнить приведенные выше шаги, но в меню не находили функцию автоответа, то вероятнее всего, вы используете учетную запись Gmail, POP, Yahoo, IMAP или какую-то другую, у которой не поддерживаются автоответы в Аутлук. У вас есть возможность настроить автоответ на полученные сообщения, но для этого приложение должно постоянно функционировать, т.е. быть открытым на вашем ПК.

spravkapc.ru

Параметры > Автоматические ответы - Outlook

Не отправлять автоматические ответы. Выберите этот параметр, чтобы выключить автоматические ответы. По умолчанию автоматические ответы отключены .

Отправлять автоматические ответы. Выберите этот параметр, чтобы включить автоматические ответы. Когда они включены, на полученные сообщения отправляются ответы. После выбора этого параметра необходимо ввести текст сообщения в поле Отправить каждому отправителю внутри организации следующий ответ. Если текст сообщения не указан, отправители не будут получать автоматический ответ.

  • Отправлять ответы только в этот период времени. Выберите этот параметр, чтобы задать период времени, включая даты и время, в течение которого будут отправляться автоматические ответы. Для установки дат и времени периода отправки автоматических ответов воспользуйтесь списками Время начала и Время окончания.

  • Заменить текущее сообщение автоматического ответа следующим. Установите этот флажок, чтобы заменить текущий автоматический ответ для внутреннего использования новым текстом, указанным в текстовом поле ниже.

Отправлять автоматические ответы внешним отправителям. Установите этот флажок, чтобы отправлять автоматические ответы не только внутренним, но и внешним отправителям. Ответ, указанный для внешних отправителей, используется только для отправителей вне организации. Если текст сообщения не указан, внешние отправители не будут получать автоматический ответ.

  • Отправлять ответы только отправителям из моего списка контактов. Выберите этот параметр, чтобы отправлять автоматические ответы только отправителям, которые входят в список контактов.

  • Отправлять ответы всем за пределами организации. Выберите этот параметр, чтобы отправлять автоматические ответы всем отправителям за пределами организации. Это относится и к людям из списка контактов.

  • Заменить текущее сообщение автоматического ответа для внешних абонентов следующим. Установите этот флажок, чтобы заменить автоматический ответ для внешнего использования новым текстом, указанным в текстовом поле ниже.

support.office.com

как настроить на время отпуска: пример

Ведение деловой переписки в компании любого размера предполагает контроль за своевременной обработкой входящей корреспонденции. Автоответ в Outlook — это отличное организационное решение. Эта опция позволяет информировать клиентов о продолжительности отсутствия специалиста, с которым они работали и одновременно перенаправить их к замещающему сотруднику.

Как выполнить настройки

Характер настройки автоответов в сервисе Outlook зависит от того, с какой учетной записью вы в нем авторизированы. Если не углубляться, то есть два варианта:

  1. Для учетных записей Microsoft Exchange. Функция поддерживается, необходимо ее включить и настроить.
  2. Обычные учетные записи Microsoft. Функция не поддерживается, но создать автоответ в Outlook 2013 (и др. версиях) можно через правила для писем.

Если вы не знаете подробностей о характере вашей учетной записи, то запустите Outlook и перейдите ко вкладке “Файл”. Если изображение на экране соответствует рисунку слева, значит вы подключены к Outlook через Microsoft Exchange. Если же то, что вы видите, идентично рисунку справа — у вас обычная учетная запись Microsoft.

Инструкция для учетных записей на Microsoft Exchange

Как в Аутлуке сделать автоответ для версий 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Office 365:

  • Запустите сервис, перейдите ко вкладке “Файл”.
  • Нажмите на кнопку “Автоответы”.

  • Откроется диалоговое окно, где нужно выбрать “Отправлять автоответы”.
  • Если нужно, укажите период (даты включения и отключения функции), в который будет работать автоответчик. Для этого поставьте отметку рядом с “Отправлять только в течение следующего периода”, а затем выставьте нужные даты.
  • Ниже, в разделе “Отвечать один раз каждому отправителю следующими сообщениями:”, под вкладками “В пределах организации” и “За пределами организации” введите соответствующий (случаю и категории получателей) текст.

  • Нажмите на “Ок” для завершения операции.

Инструкция для Outlook 2007

Функционал настроек от тех, что есть в более поздних версиях, отличается только в самом начале. Как сделать в Аутлуке 2007 автоответ об отпуске:

  1. Запускаем программу, переходим ко вкладке “Сервис”.
  2. Нажимаем на “Заместитель”.
  3. Повторяем предыдущую инструкцию, начиная с п.2.

Обратите внимание: если активна функция “За пределами организации”, автоответчик в Outlook 2016 (и др. версиях) по умолчанию срабатывает на всю входящую корреспонденцию. Чтобы ограничить аудиторию, можно поставить отметку на “Только моим контактам”.

Инструкция для обычных учетных записей Microsoft

Как было сказано выше, для обычных учетных записей доступна только установка правил для автоматических ответов (сообщений об отсутствии на месте). Следующая инструкция подойдет для всех версий Outlook начиная с 2007 г., а также Office 365.

Вначале, перед тем как настроить автоответ в Аутлуке, создаем шаблон:

  • Сообщения → Создать новое → указать тему (напр., “Я в отпуске с … по … месяца года”) → ввести текст сообщения для автоматического ответа → Файл → Сохранить как.
  • Присваиваем шаблону имя. В окошке “Тип файла” укажите “Шаблон Outlook (*.oft)”.
  • В качестве местоположения шаблона можно оставить стандартную папку (c:usersusernameappdataroamingmicrosofttemplates) или же выбрать другую на свое усмотрение.
  • Нажмите на “Сохранить”.

Как в Аутлуке поставить автоответ, с помощью создания правила:

  1. Главное окно Outlook → Файл (в Outlook 2007 “Сервис”) → Управление правилами и оповещениями (в Outlook 2007 “Правила и оповещения”) → Правила и оповещения → Правила для электронной почты → Создать правило → Начать с пустого правила → “Применение правила к полученным мной сообщениям” → “Далее”.
  2. Чтобы автоответчик срабатывал на каждое входящее сообщение: поля Шаг 1 и Шаг 2 не изменяем → Далее → система предложит применить правило ко всем сообщениям → Да.
  3. Окно “Шаг 1. Выберите «Действия”, раздел “Что следует делать с сообщением”. Выберите “Ответить, используя указанный шаблон”.
  4. Окно “Шаг 2. Измените описание правила”. Нажмите на “Указанный шаблон”.
  5. Откроется диалоговое окно “Выберите шаблон ответа”. В поле “Искать в …” нажмите на “Шаблоны в файловой системе”.
  6. Выбрать ранее созданный шаблон → Открыть → Далее.
  7. Присвойте файлу соответствующее имя. Например “Нет на месте”, “Ушел / ушла в отпуск” и т. д. На этом настройка автоответа в Outlook завершена.

По умолчанию система выставляет отметку на “Включить правило”. Т. е. оно начнет действовать сразу после создания. Если вы хотите активировать правило позже, снимите сейчас эту отметку.

А вот как включить готовое правило: Файл → Управление файлами и оповещениями → Правила и оповещения → Правила для электронной почты → ОК.

Важно! Правило работает только в случае, когда приложение Outlook запущено на вашем компьютере или смартфоне — т. е. ваша учетная запись должна быть онлайн.

В Web-версии Outlook

Сначала нужно пройти авторизацию (со своей обычной учетной записью Microsoft) по ссылке https://outlook.live.com/mail/#/inbox. Далее, как включить автоответ в Outlook 2010 и других версиях:

  1. В правом верхнем углу панели инструментов нажать на “Параметры” (кнопка “Шестеренка”).
  2. Нажать на “Посмотреть все параметры Outlook” (внизу открывшегося меню).
  3. Перейти на вкладку “Почта” и нажать на “Автоматические ответы”.
  4. Ползунок рядом со строкой “Включить автоматические ответы” сдвигаем вправо.
  5. Выполните необходимые настройки (описание в таблице ниже).
  6. Впишите в специальное поле текст для автоматического ответа.
  7. Нажмите на “Сохранить”.

Как настроить автоответ в Outlook, пояснения для Web-версии:

Название кнопки Для чего она нужна / что будет, если нажать
Отправлять ответы в определенные период времени. Можно задать временной промежуток, в течение которого будут отправляться автоматические ответы. Начало — любая дата, начиная с сегодняшней, окончание — любая, без ограничений.
Отключить календарь на этот период. Вам не будут приходить оповещения из встроенного в Outlook календаря.
Автоматически отклонять новые приглашения на события, приходящие в этот период. Отправители приглашений будут получать соответствующее оповещение.
Отклонить и отменить мои собрания в этот период Участники получат соответствующее оповещение.
Отправлять ответы только контактам Автоматические ответы будут получать только люди из вашего списка контактов в Outlook.*

*В Web-версии Outlook нет кнопок “В пределах организации” и “За пределами организации”. Если не выставить отметку на “Отправлять ответы только контактам”, автоответчик будет срабатывать на все входящие сообщения, включая рекламу, спам и информационные бюллетени.

Примеры автоответов на время отпуска

Примерная схема автоматического ответа на время отсутствия (отпуска) выглядит так:

  • Приветствие
  • Уведомление об отсутствии на рабочем месте  + даты в формате “с … по … “.
  • Указание причины отсутствия — по желанию и ситуации.
  • Контактная информация лица, замещающего вас частично или полностью. Либо контактная информация нескольких лиц с указанием, к кому и по какому вопросу следует обращаться.

Но, конечно же, структура письма зависит от конкретной ситуации. Автоответы в Outlook 2010 про отпуск, примеры:

⬤ “Здравствуйте! До ХХ.ХХ. я отсутствую в офисе. Пожалуйста, по всем вопросам обращайтесь к моему заместителю Анне Иоановой.

Тел.: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ
Почта: [email protected]

⬤ “Здравствуйте! По причине отпуска я отсутствую в офисе с ХХ.ХХ. по ХХ.ХХ. По срочным вопросам обращайтесь, пожалуйста, к Ивану Грозному.

Тел.: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ
Почта:[email protected]”.

⬤ “Добрый день! До ХХ ч. я отсутствую на рабочем месте, поэтому отвечу Вам позже.”

⬤ “Спасибо, что обратились. В настоящее время и до ХХ.ХХ. я нахожусь в отпуске.

С текущими вопросами обращайтесь в ХХХ отдел офиса по телефону: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ.”
Номер для экстренной связи со мной: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ.”

А если ваша организация маленькая и атмосфера внутри команды позволяет некоторые вольности, то можно даже поставить автоответ в Outlook, подобный этому: “Друзья! Я отправился в кругосветку и сейчас болтаюсь где-то в Тихом океане, между Австралией и Бразилией. На ваши письма я буду отвечать по возможности, преимущественно по вечерам. Созвон со всеми, с кем договаривался, будет по плану, в условленное время.”

o-viber.ru

Как настроить автоответ в Outlook, когда уходишь в отпуск

В этой статье Вы узнаете:

  • Как настроить автоответ в Outlook
  • Типовые ошибки при создании текста автоответа
  • Пример правильного автоответа

Работая в компании, рано или поздно Вы уйдёте в отпуск, или уедите в командировку. В таком случае, необходимо информировать сотрудников своего и смежных подразделений, а также контрагентов о том, что Вас какой-то период времени не будет на рабочем месте. Вот тут нам и поможет функция Автоответ в Outlook.

Как правило, ставим автоответ в аутлуке в последний рабочий день, даже в последний час. Времени мало, поэтому буду краток.

Эта операция в целом состоит из двух частей:

  • Создание текста автоответа:
  1. Нажимаем «Создать сообщение»
  2. Набираете текст автоответа (примерный текст представлю на картинке)
  3. Нажимаете «Файл» → «Сохранить как» Тип файла выбираете «Шаблон Outlook». Важно лишь то, чтобы расширение файла который Вы создадите будет «.oft»

 

  • Настройка автоответа по созданному шаблону:
  1. Во вкладке «Главная» нажимаете на «Правила» → «Создать правило»
  2. В выпадающем меню выбираете условия отправки автоответа. ВНИМАНИЕ: если Вы хотите чтобы автоответы приходили всем, то все галочки необходимо убрать.

Далее нажимаете «Дополнительно»

  1. Выбираете условия «1 Шага». Также, как и в пункте 5, если хотите, чтобы автоответы приходили всем в ответ, то галочки не устанавливаем. Нажимаем «Далее». Читаем оповещение о том, что автоответы будут приходить всем, соглашаемся, нажимая «Ок»
  2. Далее устанавливаем галочку напротив «Ответить, используя «Указанный шаблон». Внизу, в поле «Шаг 2» нажимаем на «Указать шаблон»
  3. Нажимаете на «Обзор» и ищите папку, в которую ранее сохранили созданный шаблон с текстом автоответа. При этом шаблон автоответа автоматически появится в поле файлов. Выбираете его и нажимаете «Открыть».
  4. При наличии исключений ставите соответствующие галочки. Опять же, если хотите, чтобы письма отправлялись всем в ответ, просто нажимаем «Далее»
  5. В последнем пункте проследите, чтобы была поставлена галочка напротив «Включить правило» и нажмите «Готово».
  • Когда сотрудник Компании уходит в отпуск на неделю или две, то по инерции он ставит автоответ с понедельник по понедельник (типа полная неделя). А при этом даже в заявлении указан период с понедельника по воскресенье.
  • В автоответе указываете, что уходите в отпуск, но при этом не указываете кто курирует Ваши дела, на период Вашего отсутствия.

Добрый день.

 

В период с 04.09.17 по 17.09.17 буду находиться в отпуске.

По всем вопросам обращаться к Медведеву Дмитрию Анатольевичу

Спасибо.

 

Можете протестировать Ваш автоответ, отправив письмо самому себе. В этом случае Вам придет письмо, а следом автоответ с текстом.

Смотрите как это можно сделать:

Как отправить письмо с задержкой. Отправка письма самому себе в будущее

и другие полезные статьи по работе с Outlook

Настройка Outlook при первом запуске

Инструкция как сделать подпись в аутлуке (Outlook)

www.gidprog.ru

Автоответчик в Outlook 2013 — bearnet.ru

Иногда складываются ситуации, когда необходимо настроить автоответы о том, что вас нет на месте,чтобы дать знать тем, кто вам пишет, что прямо сейчас вы не можете ответить на сообщение. Причин может быть много: командировка, отпуск, больничный и т.д. В этой статье мы поговорим о том, как включить и настроить автоответчик в outlook 2013.
с начала выбираем вкладку «ФАЙЛ»


Далее жмём «Автоответы (нет на работе)»

Включаем «Отправлять автоответы»

Далее мы можем выбрать период когда будут отправляться автоответы. Если мы здесь не ставим галочку, то автоответы будут оправляться до тех пор, пока мы их не отключим.

В следующем поле мы пишем непосредственно текст который будет отправляться в автосообщении в пределах вашей организации.

Здесь же можем настроить автоответчик за пределы вашей организации.

 

Спасибо за внимание! Удачи вам!

bearnet.ru

Как настроить автоответ в почте Outlook на время отпуска

В Outlook 2013 или Outlook 2016 можно настроить автоматические ответы «нет на месте», чтобы дать знать тем, кто вам пишет, что вы не можете ответить на сообщение прямо сейчас.

  1. Выберите Файл > Сведения > Автоответы.
  2. В окне Автоответы выберите Отправлять автоответы.

Совет : Можно установить флажок Отправлять только в течение следующего периода и указать период, на протяжении которого функция автоматических ответов будет активна. Если время начала и окончания действия функции не указано, автоматические ответы будут отправляться до тех пор, пока вы не выберете параметр Не отправлять автоответы.

  1. На вкладке В пределах организации введите текст ответа, который будет отправляться сотрудникам организации, если вас нет на рабочем месте.
  2. На вкладке За пределами организации установите флажок Автоответ отправителям за пределами организации и введите ответ, который нужно отправлять, если вас нет на работе. Выберите один из вариантов отправки ответов: Только моим контактам или Любым отправителям за пределами организации.

Поделиться ссылкой:

sysadmin-note.ru

Как настроить автоответ в Outlook

Когда человек уходит в отпуск, то об этом знают только коллеги. Однако партнеры по бизнесу или клиенты об этом не ведают, а поэтом присылают человеку письма на электронную почту. Чтобы человек знал об отсутствии должностного лица на рабочем месте и не ожидал ответа, в такой программе как Outlook можно настроить автоответ.

Читайте также: Синхронизировать контакты через Outlook

Пошаговые действия по настройке автоответа в Outlook

В программе Outlook автоответчик называется «Заместитель». Настроить его можно следующим способом:

  • Запускаем программу Outlook. Нажимаем «Сервис», «Заместитель». В версии Outlook 2010 нужно будет выбрать «Сведения», «Автоответчик».
  • Откроется новое окно. Ставим отметку «Меня нет на работе». Вводим текст, который вы хотите видеть в сообщении.
  • Пример текста для автоответчика можно взять следующий.
  • После указываем параметры автоответчика. Выбираем, с какого времени автоответчик будет работать.
  • Чтобы создать правило, нужно нажать «Правило» и «Добавить».
  • Откроется новое окно с определенными настройками. Здесь можно указать адрес важного клиента (в качестве исключения), письма которого будут перенаправляться коллеге. Также, здесь можно указать ключевое слово, к примеру, «отчет». Определив его в письме, программа сразу будет перенаправлять его в специальный отдел.
  • После создания нажмите два раза кнопку «ОК», чтобы выйти из режима настроек автоответов.

На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.

Также настроить автоответчик в Outlook можно по рекомендациям данного видео.

softikbox.com

Как настроить автоответ в почте office365

Часто ко мне обращаются с вопросом, как настроить автоответ в почте? Сегодня рассмотрим, как сделать автоответ в почте от Microsoft — Office365

Отправка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте из Outlook Web App

1. Войдите в Outlook Web App.
2. На панели навигации выберите Outlook (или Почта) или щелкните средство запуска приложений  > Outlook (или Почта).

3. На панели навигации выберите Параметры  > Почта > Автоматическая обработка > Автоматические ответы или сразу Параметры > Автоматические ответы
4. Укажите необходимые параметры и текст автоответа, нажмите кнопку ОК

Поделиться ссылкой:

sysadmin-note.ru


Смотрите также



© 2010- GutenBlog.ru Карта сайта, XML.