Как в outlook сделать автоответ


Создание сообщения об отсутствии на рабочем месте с помощью правил

Если щелкнуть Файл в Outlook, вы увидите примерно такой экран:

Если вы видите кнопку Автоматические ответы, см. статью Отправка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте из Outlook. В противном случае выполните указанные ниже действия, чтобы создать шаблон для ответа на все полученные сообщения и настроить Outlook.

Создание шаблона об отсутствии на рабочем месте

  1. Создайте сообщение в Outlook.

  2. Введите тему и текст шаблона.

  3. Выберите Файл > Сохранить как.

  4. Присвойте шаблону имя и в раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон Outlook (*.oft).

  5. Вы можете изменить расположение шаблона или использовать стандартную папку (обычно это c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates). Нажмите кнопку Сохранить.

В следующий раз, когда потребуется отправлять такое сообщение, вы можете повторно использовать существующий шаблон или же создать новый. Теперь вы можете создать правило для ответа на сообщения при отсутствии на рабочем месте с помощью этого шаблона.

Создание правила для ответа на сообщения при отсутствии на рабочем месте

  1. Выберите Файл > Управление правилами и оповещениями.

  2. В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

  3. В окне Начать с пустого правила щелкните Применение правила к полученным мной сообщениям и нажмите кнопку Далее.

  4. Чтобы отвечать на каждое получаемое сообщение, оставьте поля Шаг 1 и Шаг 2 без изменений и нажмите кнопку Далее. Нажмите кнопку Да, когда Outlook предложит применить это правило ко всем сообщениям.

  5. В разделе "Что следует сделать с сообщением?" окна Шаг 1. Выберите действия щелкните ответить, используя указанный шаблон.

  6. На странице Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый текст указанный шаблон.

  7. В диалоговом окне Выберите шаблон ответа в поле Искать в выберите вариант Шаблоны в файловой системе.

  8. Выберите шаблон, который вы создали ранее, а затем нажмите кнопки Открыть и Далее.

  9. При необходимости добавьте исключения, а затем нажмите кнопку Далее.

  10. Присвойте правилу имя, например "Нет на работе".

    По умолчанию установлен флажок Включить правило. Если вы хотите включить правило сейчас, нажмите кнопку Готово. В противном случае снимите этот флажок. Вы можете включить правило позднее.

Примечание. Чтобы правило автоматически отправляло ответы на сообщения электронной почты в ваше отсутствие, необходимо оставить запущенным приложение Outlook.

Включение правила

Если вы создали шаблон и правило заранее, вот как включить их:

  1. Выберите Файл > Управление правилами и оповещениями.

  2. В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты найдите созданное правило и установите флажок слева от него. После этого нажмите кнопку ОК.

Создание шаблона об отсутствии на рабочем месте

  1. Создайте сообщение в Outlook.

  2. Введите тему и текст шаблона.

  3. Выберите Файл > Сохранить как.

  4. Присвойте шаблону имя и в раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон Outlook (*.oft).

  5. Вы можете изменить расположение шаблона или использовать стандартную папку (обычно это c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates). Нажмите кнопку Сохранить.

В следующий раз, когда потребуется отправлять такое сообщение, вы можете повторно использовать существующий шаблон или же создать новый. Теперь вы можете создать правило для ответа на сообщения при отсутствии на рабочем месте с помощью этого шаблона.

Создание правила для ответа на сообщения при отсутствии на рабочем месте

  1. Выберите Сервис > Правила и оповещения.

  2. В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

  3. В окне Начать с пустого правила щелкните Применение правила к полученным мной сообщениям и нажмите кнопку Далее.

  4. Чтобы отвечать на каждое получаемое сообщение, оставьте поля Шаг 1 и Шаг 2 без изменений и нажмите кнопку Далее. Нажмите кнопку Да, когда Outlook предложит применить это правило ко всем сообщениям.

  5. В разделе "Что следует сделать с сообщением?" окна Шаг 1. Выберите действия щелкните ответить, используя указанный шаблон.

  6. На странице Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый текст указанный шаблон.

  7. В диалоговом окне Выберите шаблон ответа в поле Искать в выберите вариант Шаблоны в файловой системе.

  8. Выберите шаблон, который вы создали ранее, а затем нажмите кнопки Открыть и Далее.

  9. При необходимости добавьте исключения, а затем нажмите кнопку Далее.

  10. Присвойте правилу имя, например "Нет на работе".

    По умолчанию установлен флажок Включить правило. Если вы хотите включить правило сейчас, нажмите кнопку Готово. В противном случае снимите этот флажок. Вы можете включить правило позднее.

Примечание. Чтобы правило автоматически отправляло ответы на сообщения электронной почты в ваше отсутствие, необходимо оставить запущенным приложение Outlook.

Включение правила

Если вы создали шаблон и правило заранее, вот как включить их:

  1. Выберите Сервис > Правила и оповещения.

  2. В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты найдите созданное правило и установите флажок слева от него. После этого нажмите кнопку ОК.

support.office.com

Как в Outlook настроить автоответ: основные этапы

В мире цифровых технологий люди давно освоили современные методы общения в Сети. Итак, одним из самых распространенных способов передачи информации является электронная почта, с помощью которой можно общаться, учиться и развиваться. Сегодня Интернет предоставляет широкий выбор подобных программ, однако наиболее популярной и удобной является Microsoft Outlook. Несмотря на множество положительных сторон, данная почтовая программа имеет ряд нюансов, которые требуют определенного решения. Например, многие начинающие пользователи сталкиваются с проблемой того, как в Outlook настроить автоответ.

Функция автоответа

На сегодняшний день Outlook является самой востребованной почтовой программой, которая пользуется популярностью среди пользователей Интернета благодаря своей простоте и функциональности. Благодаря этой программе можно свободно общаться и получать рассылки. Среди множества положительных особенностей следует выделить возможность автоответа. Если вы уезжаете на дальние расстояния или на длительный период времени, Microsoft Outlook позволяет воспользоваться функцией автоответа.

В случае отсутствия соединения с Интернетом или возможности получить доступ к почтовому ящику автоответ вышлет отправителю контакты пользователя и сообщение, заранее записанные в специальном шаблоне.

Настройка и работа автоответа

Большинство людей, не только новички, но и продвинутые пользователи Интернета, сталкиваются с проблемой того, как в Outlook настроить автоответ. Процедура создания автоответа в почтовой программе не составит большого труда и много времени, если все сделать правильно и по инструкции.

Итак, для настройки автоответа в Outlook нужно совершить следующие действия:

  • Открыть программу Outlook.
  • Найти и нажать кнопку «Создать сообщение».
  • Ввести текст сообщения для автоответа. Важно помнить, что именно этот текст будет выслан отправителю.
  • Найти и нажать кнопку «Файл».
  • В параметрах «Файл» найти и нажать «Сохранить как». Нужно выбрать формат «Шаблон Outlook» и сохранить сообщение.
Создание шаблона - только первый этап, который позволит понять, как настроить автоответ в Outlook, и упростит работу с почтовой программой.

Основные этапы настройки автоответа

Настройка автоответа включает в себя следующие основные действия:

  • Нужно отыскать в верхней панели программы вкладку «Правила».
  • Затем выбрать параметр «Управление правилами и оповещениями», где требуется выбрать параметр «Новое».
  • В открывшемся окне выбрать «Применение правил к полученным мною сообщениям».
  • После сделанного выбора нажать кнопку «Далее».
  • Появится окно «Мастер правил», где не требуется ничего выбирать. Затем нужно просто нажать кнопку «Далее», после чего ответить «Да».
  • В следующем появившемся окне требуется поставить отметку на параметре «Отметить, используя указанный шаблон». В расположенном ниже окне нужно нажать на «Указанный шаблон».
  • Далее появится окно «Папки», где следует выбрать «Шаблоны в файловой системе».
  • После появления окна «Автоответ» требуется нажать на него и открыть.
  • В открывшемся «Мастере правил» выбираем «Далее».
  • В последнем окне, перед тем как в Outlook настроить автоответ, нужно нажать кнопку «Готово».
Итак, настройка автоответа успешно проведена. Теперь встроенные сообщения в шаблон будут отправляться на любой адрес. Важно знать: чтобы автоответ работал стабильно и эффективно, следует обеспечить персональный компьютер бесперебойным Интернетом.

В заключение

Таким образом, в зависимости от созданного шаблона и проделанных действий будет использован автоматический ответ в Outlook для всех входящих писем. Но следует учитывать тот факт, что мастер правил предусматривает отправку автоответа адресату лишь один раз.

Сеанс стартует после первого запуска почтовой программы, а заканчивается при выходе из нее. На тот момент, пока программа работает, повторный ответ адресату, который успел отправить определенное количество сообщений, не придет. На протяжении всего сеанса программой создается определенный список пользователей, которым был выслан автоответ. Подобные действия позволяют избежать повторной рассылки сообщения. Однако если перезапустить программу, то список удаляется. Таким образом, учитывая основные этапы настройки и создания шаблонов, все сомнения насчет того, как настроить автоответ в Outlook, должны отпасть.

fb.ru

Microsoft Outlook - Автоответ на входящее письмо с цитированием | Денис Мокшин

Если нужно, чтобы на входящее собщение у вас автоматически формировался ответ определенного содержания, есть 3 варианта, как это можно сделать в Outlook при помощи правил.

Настроить правило, которое будет обрабатываться на сервере и формировать нужный ответ. Условия срабатывания правила, понятно, могут быть любые - если письмо от какого-то конкретного отправителя, если в теме или тексте содержится некая строка и т.д. и т.п.

Минус в том, что письмо отправляется в том виде, в котором сформировано при настройке правила - без цитирования входящего.

Настраиваем так (для Microsoft Outlook 2013):

    а) лента Главная / Правила / Управление правилами и оповещениями...
    б) в окне Правила и оповещения - Новое...
    в) в окне Мастер правил - Начать с пустого правила / Применить правила к полученным мной сообщениям
    г) Какие сообщения следует отбирать: Шаг 1. Выберите условия отбора - например, от - Шаг 2: внести нужный, нажать Далее >
    д) Что следует сделать с сообщением? - Шаг 1. Выберите действия - потребовать сервер ответить через - Шаг 2 - кликнуть на - откроется новое сообщение, его можно сформировать так, как вам нужно, потом нажать в ленте Сохранить и закрыть. В окне Мастер правил нажать Далее >
    е) если нужно - настроить исключения из правила, нажать Далее >
    ж) ввести имя правила, поставить флаг Включить правило и нажать Готово
    з) в окне Правила и оповещения нажать ОК

Вуаля - как только на сервер поступит письмо, сработает правило и отправителю уйдет настроенное нами письмо.

Еще один минус этого способа в том, что вы никак не узнаете, стаботало ли правило, было ли отправлено письмо и т.д., т.к. письмо нигде не сохраняется. Можно слегка исправить эту ситуацию, если в п. д) при формировании письма внести свой собственный адрес в поле Копия или Скрытая Копия (СК) - в этом случае письмо придет и вам.

Настроить правило, которое будет обрабатываться на клиенте - при этом будет отправлено письмо из шаблона.

Минус такой же - письмо отправляется в том виде, в котором сформирован шаблон - без цитирования входящего.

Еще один минус - т.к. правило наботате только на клиенте, письмо будет отправлено только при запуске сессии Outlook (самим Outlook'ом).

Но самый главный минус, о котором мало где упоминается, такие правила срабатывают только по одному разу для отправителя за время сессии Outlook (об этом здесь).

Настройка аналогична Варианту 1, за исключением пункта д). И еще предварительно нужно сделать шаблон письма.

Шаблон делается просто: нужно создать новое письмо в нужном виде, и не отправлять его, а сохранить - в окне сообщения лента Файл / Сохранить как, в окне сохранения выбрать Тип файла = Шаблон Outlook (*.oft), при этом путь, который выберет Outlook для сохранения лучше не менять - пусть храниться в стандартной папке шаблонов.

    д) Что следует сделать с сообщением? - Шаг 1. Выберите действия - ответить используя - Шаг 2 - кликнуть на - откроется окно выбора шаблона, в нем выбрать Папки = Шаблоны в файловой системе, выбрать нужный шаблон, нажать Открыть. В окне Мастер правил нажать Далее >

Самый лучший! ;-)

Настроить правило, которое будет обрабатываться на клиенте и запускать нужный скрипт-макрос. При этом в скрипте мы можем сделать с сообщением практически всё, что захотим.

Минус только один - т.к. правило наботате только на клиенте, письмо будет отправлено только при запуске сессии Outlook (самим Outlook'ом).

Вот простейший вариант скрипта. Его недостаток в том, что текст ответа не внедряется в тело HTML в рамках тега <body>. Но при небольших умениях это несложно доработать. ;-)

Public Sub ReplyAuto(AItem As Outlook.MailItem)
   Dim strMessageClass As String
   Dim mReply As Outlook.MailItem

   Dim strMsg As String

   strMsg = "Добрый день! <br>" & vbCrLf _
       & "Ваше письмо получено.<br>" & vbCrLf _
       & "<br>" & vbCrLf

   strMessageClass = AItem.MessageClass

   If (strMessageClass = "IPM.Note") Then
     Set mReply = AItem.ReplyAll
     'mReply.BCC = AItem.BCC

     mReply.HTMLBody = strMsg & mReply.HTMLBody

     mReply.Send

     Set mReply = Nothing
   End If

End Sub

Для редактирования скрипта дрлжен быть включен пункт ленты Разработчик (Параметры / Настроить ленту, поставить флаг Разработчик). Далее: лента Разработчик / Visual Basic. В редакторе VBA в левой панели (Project - Проект1) двойной щелчток по ThisOutlookSession (в дереве Проект1 / Microsoft Outlook Objects) - и в правой области редактирования вставляем текст скрипта.

И нужно опять же выбрать другие параметры в п. д)

    д) Что следует сделать с сообщением? - Шаг 1. Выберите действия - запустить скрипт - Шаг 2 - кликнуть на скрипт - в окне Выбор сценария выбрать скрипт, который создали - ReplyAuto, и нажать ОК. В окне Мастер правил нажать Далее >

И тут отсутствует минус первых двух вариантов - отсутствие понимания был ответ или нет, т.к. письмо-ответ сохраняется как и обычный ответ в отправленных.


Сыылки по теме:
VBA for Outlook: Тело письма вставляется под подписью
Outlook VBA

mokshin.su

Автоответ при отсутствии на работе в Outlook 2007/2010

 

2. Выберите «Меня нет на работе» и внесите текст автоматического сообщения.

Если Вы хотите отключить данную функцию, выберите “Я нахожусь на работе”

 

Outlook 2010:

1. Запустите Outlook, зайдите в меню «Файл» и выберите «Автоответы».

 

2. Выберите «Отправлять автоответы» и внесите текст автоматического сообщения.

 

Для того, чтобы отключить автоответ, необходимо выбрать «Не отправлять автоответы»

Примечание: Здесь вы также можете задать конкретные даты и время вашего отстуствия, по истечению которого, автоответчик отключится.

Шаблон для автоответа я использовал следующий:

 

Добрый день

Я нахожусь в командировке/отпуске в период с дд.мм.гг по дд.мм.гг

В мое отствутвие просьба обращаться к ФИО (вашего руководителя/заместителя),

email: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

доб.тел.: xx-xxx.

 

С уважением

Иванов Иван

 

Как настроить переадресацию и другие дополнительные возможности.

Если вы хотите, чтобы ваша почта переадресовывалась вашему руководителю/коллеге или настроить другой шаблон ответа для отправителя, или переместить письма в другую папку или удалить входящее письмо, то необходимо сделать следующие.

 

Outlook 2007/Outlook 2010

1. В окне автоответа добавить правило, нажав соответствующую кнопку.

2. В поле «От…» выбрать необходимого отправителя (или отправителей)

3. В поле «Кому…» указать свой почтовый ящик

4. Выбрать ниже необходимое действие.

5. Нажать ОК, завершив настройку правила.

Чтобы включить или отключить правила для автоответов, установите или снимите флажок нужного правила в диалоговом окне.

vekit.ru


Смотрите также



© 2010- GutenBlog.ru Карта сайта, XML.