В outlook контакты


Импорт контактов в Outlook - Служба поддержки Office

Для импорта контактов в свою учетную запись Outlook в Интернете используйте файл данных с разделителями-запятыми (CSV).

Совет: Для получения наилучших результатов используйте CSV-файл в кодировке UTF-8. Эта кодировка подходит для всех языков и алфавитов.

  1. В нижнем левом углу выберите , чтобы открыть страницу Люди.

  2. На панели инструментов выберите Управление > Импорт контактов.

  3. Нажмите кнопку Обзор, выберите CSV-файл и нажмите кнопку Открыть.

  4. Нажмите кнопку Импорт.

Примечание: Если файл имеет другую кодировку, отличную от UTF-8, средство импорта может неправильно распознать и отобразить текст. Поэтому в средстве импорта будет показано несколько примеров контактов из файла, чтобы вы могли убедиться в правильности и читаемости текста. Если текст отобразится неправильно, нажмите кнопку Отмена. Для продолжения вам потребуется файл в кодировке UTF-8. Преобразуйте CSV-файл в кодировку UTF-8 и выполните импорт заново. Дополнительные сведения о кодировке UTF-8 см в статье Почему меня должна беспокоить кодировка UTF-8?

Почему меня должна беспокоить кодировка UTF-8?

Как правило, при импорте контактов нет необходимости вникать в технические аспекты хранения текста в CSV-файле. Однако если контактные данные содержат символы, которые отсутствуют в английском алфавите, например греческие, кириллические, арабские или японские, при импорте контактов могут возникнуть проблемы. Поэтому при экспорте контакты следует сохранить в файле с кодировкой UTF-8, если такая возможность будет доступна.

Если контакты невозможно экспортировать в кодировке UTF-8, экспортированный CSV-файл можно преобразовать с помощью Excel или сторонних приложений. Инструкции будут отличаться в зависимости от приложения и его версии.

Преобразование CSV-файла в кодировку UTF-8 с помощью Microsoft Excel 2016

  1. В Excel создайте новый пустой документ (книгу).

  2. В меню Данные выберите пункт Из текстового/CSV-файла. Выберите экспортированный CSV-файл (чтобы его увидеть, может потребоваться выбрать тип файла Текстовые файлы (....csv)). Нажмите кнопку Импорт.

  3. В открывшемся диалоговом окне в поле Кодировка файла выберите кодировку, которая обеспечит правильное отображение текста, например Кириллица (Windows 1251), и нажмите кнопку Загрузить.

  4. Убедитесь в правильности отображения символов в Excel.

  5. На вкладке Файл выберите пункт Сохранить как. Введите имя файла и выберите тип файла CSV UTF-8 (разделитель — запятая) (*.csv).

  6. Нажмите кнопку Сохранить.

support.office.com

Поиск людей и контактов - Outlook

Существует несколько способов поиска контактов. В любой папке Outlook можно воспользоваться полем "Поиск людей" на ленте. Вы также можно находить нужные контакты при создании сообщения или приглашения на собрание либо с помощью области "Люди" (прежнее название — папка "Контакты").

Поиск контактов с помощью поля "Поиск людей" на ленте

Это самый быстрый и простой способ найти нужного человека в списке контактов. Установите курсор в поле "Поиск людей" и введите несколько букв из его имени или адреса электронной почты. По мере ввода Outlook будет уточнять результат поиска. Например, если ввести букву Н, Outlook покажет совпадение с такими именами, как Николай, Никита и Надежда. После того как вы введете На, список в Outlook сократится до Надежда.

Поиск контактов при создании нового сообщения

При нажатии в окне нового сообщения кнопок "Кому", "Копия" или "СК" открывается адресная книга по умолчанию. Если вы пользуетесь учетной записью Exchange или Office 365, это будет глобальный список адресов вашей организации. Если же вы работаете с учетной записью POP или IMAP, откроется ваша папка "Контакты".

Если у вас несколько папок контактов или адресных книг, с помощью раскрывающегося меню на кнопке "Адресная книга" можно будет выбрать одну из них. После этого вы увидите упорядоченный по алфавиту (по имени) список.

Для поиска нужного контакта в поле "Поиск" введите часть его имени и нажмите "Найти". Вы можете выбрать переключатель "Другие столбцы" для поиска по другим полям, включая подразделение, телефон и расположение. После того как на экране появится список контактов, дважды щелкните один из них, чтобы добавить его в поле "Кому", либо выделите контакт и затем щелкните "Кому", "Копия" или "СК", чтобы добавить его в соответствующее поле.

Поиск контактов с помощью области "Люди"

  1. Выберите Люди в нижней части экрана.

  2. Над списком контактов установите курсор в поле Поиск контактов.

    Примечание: Поле "Поиск контактов", расположенное над списком контактов, отличается от поля Поиск людей в правом верхнем углу ленты Outlook. В поле "Поиск людей" можно искать контакты только по имени и адресу электронной почты. Поле "Поиск контактов" позволяет искать по номеру телефона, адресу, названию организации и прочим параметрам.

  3. Введите имя пользователя или другие сведения, например номер телефона или название организации.

    Совет: Данные не обязательно вводить полностью. Например, если вы ищете человека по имени Андрей Гладков, вы можете ввести его имя полностью или же только первые три буквы его фамилии ("Гла").

  4. Результаты поиска отображаются в Outlook в формате визитной карточки — с фотографией контакта, адресом электронной почты, домашним или рабочим адресом и номерами телефонов. Выберите нужного человека в результатах поиска.

    Примечание: Outlook уточняет результаты поиска по мере ввода новых символов. Например, если ввести букву "А", Outlook отобразит записи о людях с именами Анна, Артем, Андрей, Алексей и Александра. После того как вы введете "Алек", в результатах поиска останутся только люди с именами Алексей и Александра, а также те, у кого введенные символы содержатся в любом поле, включая название организации, адрес электронной почты и физический адрес.

Ограничение области поиска

Если при поиске полных или частичных сведений получено слишком много результатов, рекомендуем уточнить параметры поиска. Щелкните поле Поиск людей на вкладке Люди, после чего откроется вкладка Средства поиска.

Совет:  Вы также можете открыть вкладку Средства поиска, нажав клавиши CTRL+E.

Существует множество параметров для ограничения области поиска, включая следующие группы параметров на вкладке Средства поиска:

  • Область.    Измените папки, в которых нужно выполнить поиск.

  • Уточнение.    Находите людей, в контактных данных которых содержатся номера телефонов или другие типы сведений.

  • Параметры.    Используйте предыдущие параметры поиска или настройте дополнительные.

В разделе "Контакты" выполните одно из указанных ниже действий.

  • В поле Поиск в папке "Контакты" введите имя пользователя или другие контактные данные.

  • Нажмите клавиши CTRL+У.

Данные не обязательно вводить полностью. Например, введите часть названия организации или номера телефона.

  • В любом из представлений карточки, например Визитная карточка или Адресная карточка, щелкните любую из букв, расположенных в алфавитном порядке рядом с карточками.

  • В любом представлении таблицы, например Список телефонов или По организациям, щелкните заголовок столбца, чтобы отсортировать контакты по критериям, связанным с этим столбцом. К примеру, заголовком столбца может быть Полное имя, Должность, Организация и Категории.

Вы также можете искать контакты из любой папки в Outlook. Выполните указанные ниже действия.

  • На вкладке Главная в группе Найти введите имя контакта в поле Найти контакт.

    Можно ввести неполное имя, например "Полин", имя или фамилию, а также адрес электронной почты, отображаемое имя или название организации.

Ограничение области поиска

При щелчке в поле Поиск в папке "Контакты" появляется вкладка Средства поиска. Команды поиска позволяют уточнить результаты, чтобы найти именно нужный контакт.

  • Область    Изменение папок Outlook, которые включены в поиск.

  • Уточнить    Поиск элементов на основе категорий или только записи с номерами телефонов, адресами или полями контактов, которые вы выбрали.

  • Параметры    Просмотр и повторное использование предыдущих результатов поиска или измерение параметров расширенного поиска.

Поиск в почтовом ящике

Вы также можете искать контакты из любой папки почтового ящика.

  • На вкладке Главная в группе Найти введите искомое имя человека в поле Найти контакт.

    Можно ввести неполное имя, имя или фамилию, адрес электронной почты, отображаемое имя или название организации.

support.office.com

Экспорт контактов из Outlook - Служба поддержки Office

  1. Вверху ленты Outlook 2010 откройте вкладку Файл.

    Если на ленте нет элемента Файл, у вас не Outlook 2010 . В этом случае вы можете найти инструкции по импорту для своей версии Outlook в статье Какая у меня версия Outlook?

  2. Выберите Параметры.

  3. В окне "Параметры Outlook" выберите Дополнительно.

  4. В разделе Экспорт выберите Экспорт.

  5. В окне Мастер импорта и экспорта выберите Экспорт в файл и нажмите Далее.

  6. Выберите нужный тип экспорта в поле Создать файл следующего типа. Чаще всего используется формат Значения, разделенные запятыми (Windows), называемый также CSV-файлом. Затем нажмите кнопку Далее.

    Если вы собираетесь использовать экспортированные контакты в другой копии Outlook, выберите Файл данных Outlook (.pst).

  7. В разделе Выберите папку для экспортапрокрутите список вверх, если требуется, а затем выберите папку с контактами, которые вы хотите экспортировать. После завершения нажмите кнопку Далее.

    Примечание: Если вы не выбрали экспорт в файл данных Outlook (PST-файл), то можете экспортировать только одну папку за раз.

  8. Рядом с полем Сохранить экспортируемый файл как нажмите кнопку Обзор, выберите целевую папку, а затем в поле Имя файла введите имя для файла.

  9. Нажмите кнопку ОК.

  10. В диалоговом окне Экспорт в файл нажмите кнопку Далее.

  11. Чтобы начать экспорт контактов, нажмите кнопку Готово. По завершении экспорта Outlook не выводит сообщений, но поле Импорт и экспорт исчезает.

  12. По завершении экспорта нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть окно "Параметры Outlook".

  13. Откройте папку, в которую вы сохранили список контактов (например, папку "Документы").

  14. Если вы экспортировали контакты в CSV-файл, просмотрите его в Excel, чтобы узнать, что было экспортировано из Outlook. Скорее всего, в нем будет много пустых ячеек. Это нормально.

  15. Обычно рекомендуется закрыть файл без сохранения изменений. В противном случае форматирование файла может быть нарушено, и вы не сможете использовать его для импорта. Если это произойдет, вы всегда можете снова выполнить экспорт и создать новый файл.

    Для обновления данных в CSV-файле можно использовать Excel. Советы по работе со списком контактов в Excel см. в статье Создание и редактирование CSV-файлов.

Сведения об импорте контактов в Outlook 2016 см. в статье Импорт контактов в Outlook.

support.office.com

Использование контактов в Outlook в Интернете

Чтобы закрепить желаемый вид страницы "Люди", в разделе Подборка пользователей выберите одно из этих представлений:

  • Пользователи, с которыми вы часто общаетесь. Вы увидите последние беседы и обновления для людей, с которыми вы больше всего общаетесь.

  • Пользователи, с которыми у вас на сегодня назначены встречи. Вы увидите, с кем у вас назначены встречи и над чем вам предстоит сегодня работать.

  • Избранное. Вы увидите людей, которых добавили в избранное, и сможете быстро перейти к последним почтовым сообщениям от них.

  • Пользователи, на которых вы, возможно, захотите подписаться. Вы можете найти помеченные элементы и сообщения, в которых вас @упоминали, а также непрочитанные сообщения от людей, с которыми вы чаще всего общаетесь.

  • Все контакты. Это классическое представление "Люди", в котором отображаются все ваши контакты.

Чтобы закрепить представление в качестве начального, нажмите кнопку Закрепить это представление.

Чтобы изменить начальное представление, нажмите кнопку Открепить это представление в строке меню сверху в закрепленном представлении или кнопку Закрепить это представление в строке меню сверху в другом представлении из раздела Подборка пользователей.

Примечание: В зависимости от версии Outlook некоторые из этих представлений могут быть недоступны.

support.office.com

Создание, просмотр и изменение контактов и списков контактов в Outlook в Интернете

Вы можете добавлять пользователей (адреса электронной почты) в список контактов двумя способами: изменяя список контактов и добавляя в него людей из списка или выбирая один или несколько контактов и добавляя их в список в разделе " Добавить в список " на панели инструментов.

Примечание: Поскольку список контактов — это только набор адресов электронной почты, вы можете добавлять только те контакты, которые имеют адрес электронной почты.

Добавьте людей в список контактов, изменив список контактов:

  1. На странице люди выберите списки контактов в области навигации или найдите имя списка контактов.

  2. Выберите список контактов, а затем щелкните Изменить.

  3. Введите имена или адреса электронной почты.

  4. Нажмите Сохранить.

Добавьте один или несколько контактов в список контактов с помощью команды " Добавить в список ".

  1. На странице люди выберите контакты, которые вы хотите добавить в список.

  2. На панели инструментов в верхней части экрана нажмите кнопку Добавить в список.

    • Щелкните знак "плюс" рядом со списком контактов, в который нужно добавить контакты.

      Или

    • Выберите создать список контактов , чтобы добавить выбранные контакты в новый список, а затем введите имя для нового списка контактов.

  3. Щелкните за пределами области, чтобы закрыть ее по завершении.

support.office.com

Добавить контакт - Outlook

Вы можете управлять тем, какие данные добавляются в карточку контакта. Вы можете обновлять и удалять данные по мере их выбора.

Изменение способа представления имен в карточке контакта

  1. На вкладке файл выберите пункт Параметры _гт_ люди .

  2. В разделе имена и архивациявыполните указанные ниже действия.

    • В списке по умолчанию "полное имя" выберите один из вариантов.

      Вариант

      Пример

      Первый (средний) последний

      Регина N Покровская

      Последнее имя

      Покровская Регина

      First last1 Last2

      Регина Jones Покровская

    • В списке Порядок файлов по умолчанию выберите один из вариантов.

      Вариант

      Пример

      Фамилия, имя

      Покровская, Регина N

      Первый список

      Регина N Покровская

      Компания

      Contoso Ltd.

      Фамилия, имя (организация)

      Покровская, Регина (Contoso Ltd.)

      Организация (в последнюю очередь)

      Contoso Ltd. (Покровская, Регина N)

  3. Настроив параметры, нажмите кнопку ОК.

Обновление сведений в существующей карточке контакта

  1. На вкладке Главная в группе Найти нажмите кнопку Адресная книга.

  2. В диалоговом окне адресНая книга: Контакты в списке Адресная книга выберите адресную книгу, в которой хранится информация о контакте.

  3. Выберите контакт, который вы хотите изменить, щелкните его правой кнопкой мыши и на карточке контакта измените или обновите сведения, как нужно.

  4. Нажмите кнопку сохранить _амп_ , чтобы закрыть _гт_ файл _гт_ Закрыть.

Добавление добавочного номера

  1. На карточке контактав разделе номера телефоноввыберите пункт бизнес.

    Примечание: Не нажимайте стрелку раскрывающегося списка рядом с корпоративным, бизнес-факсомили мобильным полем. Выберите фактическое поле.

  2. В диалоговом окне Проверка номера телефона введите сведения о телефоне, в том числе в поле добавочный номер .

Переадресация карточки контакта на коллегу или бизнес-связь

  1. Открыть карточку контакта.

  2. На вкладке контакт в группе действия в списке переадресовать выберите контакт Outlook.

    Примечание: Карточка контакта будет переадресован в виде вложения в сообщение электронной почты.

support.office.com

Импорт контактов в Outlook.com - Outlook

Вы можете импортировать в учетную запись Outlook.com контакты из электронной почты других поставщиков.

Шаг 1. Экспорт списка контактов в CSV-файл

При экспорте контакты обычно сохраняются в файле данных с разделителями-запятыми (CSV). Выберите тип файла CSV UTF-8, если он доступен.

Инструкции о том, как экспортировать контакты из службы, которая здесь не указана, можно получить у ее поставщика.

Шаг 2. Импорт контактов в учетную запись Outlook.com

Для импорта контактов в свою учетную запись Outlook.com используйте файл данных с разделителями-запятыми (CSV).

Совет: Для получения наилучших результатов используйте CSV-файл в кодировке UTF-8. Эта кодировка подходит для всех языков и алфавитов.

  1. В Outlook.com щелкните значок  в нижней части экрана, чтобы перейти в раздел Люди.

  2. На панели инструментов выберите Управление > Импорт контактов.

  3. Нажмите кнопку Обзор, выберите CSV-файл и нажмите кнопку Открыть.

  4. Нажмите кнопку Импорт.

Примечание: Если файл имеет другую кодировку, отличную от UTF-8, средство импорта может неправильно распознать и отобразить текст. Поэтому в средстве импорта будет показано несколько примеров контактов из файла, чтобы вы могли убедиться в правильности и читаемости текста. Если текст отобразится неправильно, нажмите кнопку Отмена. Для продолжения вам потребуется файл в кодировке UTF-8. Преобразуйте CSV-файл в кодировку UTF-8 и выполните импорт заново.

Почему меня должна беспокоить кодировка UTF-8?

Как правило, при импорте контактов нет необходимости вникать в технические аспекты хранения текста в CSV-файле. Однако если контактные данные содержат символы, которые отсутствуют в английском алфавите, например греческие, кириллические, арабские или японские, при импорте контактов могут возникнуть проблемы. Поэтому при экспорте контакты следует сохранить в файле с кодировкой UTF-8, если такая возможность будет доступна.

Если контакты невозможно экспортировать в кодировке UTF-8, экспортированный CSV-файл можно преобразовать с помощью Excel или сторонних приложений. Инструкции будут отличаться в зависимости от приложения и его версии.

Преобразование CSV-файла в кодировку UTF-8 с помощью Microsoft Excel 2016

  1. В Excel создайте новый пустой документ (книгу).

  2. В меню Данные выберите пункт Из текстового/CSV-файла. Выберите экспортированный CSV-файл (чтобы его увидеть, может потребоваться выбрать тип файла Текстовые файлы (....csv)). Нажмите кнопку Импорт.

  3. В открывшемся диалоговом окне в поле Кодировка файла выберите кодировку, которая обеспечит правильное отображение текста, например Кириллица (Windows 1251), и нажмите кнопку Загрузить.

  4. Убедитесь в правильности отображения символов в Excel.

  5. На вкладке Файл выберите пункт Сохранить как. Введите имя файла и выберите тип файла CSV UTF-8 (разделитель — запятая) (*.csv).

  6. Нажмите кнопку Сохранить.

Нужна помощь?

Если у вас возникли проблемы при импорте контактов в учетную запись Outlook.com, см. статью Устранение проблем при импорте контактов в Outlook.com.

См. также:

Создание, просмотр и изменение контактов и списков контактов в Outlook.com
Экспорт контактов из Outlook.com в CSV-файл
Очистка или удаление дубликатов контактов в Outlook.com
Импорт и экспорт электронной почты, контактов и календаря Outlook
Какая у меня версия Outlook?
Добавление других учетных записей электронной почты в Outlook.com

support.office.com

Изменение способа сортировки контактов - Outlook

Для сортировки контактов выполните указанные ниже действия.

  1. Выберите представление Люди.

  2. Выберите Главная > Текущее представление > список.

  3. Нажмите заголовок столбца, на основании которого вы хотите выполнить сортировку. Например, чтобы отсортировать список в алфавитном порядке, нажмите Хранить как.

Чтобы найти определенный контактов, функция "Поиск контактов".

Изменение формата имен контактов

Не все контакты могут быть отформатированы одинаково. Из-за этого вы можете не получить ожидаемый результат при сортировке по столбцу Хранить как. Например, некоторые контакты могут иметь формат "Имя, Фамилия", а другие — "Фамилия, Имя". Если ваши контакты не были отсортированы соответствующим образом, сделайте следующее.

  1. Нажмите Файл > Параметры учетных записей > Параметры учетных записей.

  2. На вкладке Адресные книги выберите адрес книги, для которой необходимо изменить формат, и нажмите Изменить.

  3. Под заголовком Порядок отображения имен выберите фамилия и имя (Рогов Иван).

Примечание:  Если ваша электронная почта находится на сервере Exchange, вы можете изменить формат имени ваших контактов в главном списке контактов Outlook и в любой созданной папке, но вы не можете изменять формат имени контактов в глобальном списке адресов. Эта адресная книга настраивается автоматически и управляется администратором.

Изменение формата имен отдельных контактов

После сортировки контактов по столбцу Хранить как, некоторые контакты могут не отобразиться так, как вам нужно. Чтобы изменить форматирование отдельных контактов выполните следующие действия.

  1. Дважды щелкните контакт, который требуется изменить.

  2. Нажмите стрелку вниз справа от столбца Хранить как и выберите необходимый формат. Например, если вы хотите, чтобы контакт "Сергей Климов" отображался в формате "Фамилия, Имя" выберите из списка Климов, Сергей.

    Совет:  Если вы не видите необходимый формат, вы можете ввести имя в поле Хранить как в необходимом формате.

  3. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Если вы хотите свой список контактов отсортирован по фамилии контактов, необходимо изменить формат отображения для фамилии, имени формат. После изменения формата отображения могут по-прежнему необходимо по отдельности измените все контакты, которые не были обновлены с изменение формата.

Изменение фамилии, формат имени

Можно изменить формат имени для контактов в главном папки контактов Microsoft Outlook или любой папки контактов, которые вы создадите. Эти папки будут включены в адресная книга Microsoft Outlook. Однако нельзя изменить формат имени для имен в глобальном списке адресов (GAL). Дополнительные сведения о глобальный список адресов, читайте в статье Почему невозможно формата имени для некоторых контактов изменить? ниже раздел.

  1. Щелкните вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Настройка учетных записей и выберите команду Настройка учетных записей.

  3. На вкладке « Адресные книги » в списке имя выберите Адресная книга Outlook и нажмите кнопку Изменить.

  4. В разделе Адресная книга Outlook выберите адресную книгу, чтобы изменить формат отображения контактов. Например, выберите пункт Контакты: почтовый ящик — имя почтового ящика.

  5. В разделе порядок отображения имен нажмите кнопку (Рогов Иван).

  6. Нажмите кнопку Закрыть в диалоговых окнах Настройка учетных записей и Адресная книга Microsoft Outlook.

  7. Закройте и перезапустите Outlook.

Изменение отдельные контакты фамилии, формат имени

После изменения формата имени для существующих контактов в адресной книге Outlook изменение применяется к будущим записям, которые вы создадите. Однако иногда не все контакты заменяются изменение формата. В таких случаях необходимо изменить формат для каждого контакта.

  1. Контакты и дважды щелкните контакт, который не отображается в поле Фамилия, формат имени.

  2. В открытом окне контакта в поле хранить как щелкните имя в поле Фамилия, формат имени. Например нажмите кнопку Рогов Иван.

  3. На вкладке Контакт в группе Действия нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

  4. Повторите для каждого контакта, не отображаются в формате правильным именем.

Примечания: 

  • В карточке контакта Отображаемое имя для адресов электронной почты — это имя показано в строках Кому, копия и СК сообщения электронной почты, а также в адресной книге при поиске контакта. Отображаемое имя создается на основании как введите имя контакта в поле Полное имя.

  • В поле Компания названий организаций, которые начинаются с автоматически отображаются в разделе следующего слова в названии. Например, Телефонная компания отображается как телефонную компанию.

Почему не удается изменить формата имени для некоторых контактов?

Содержимое адресная книга Microsoft Outlook составляют контакты отображаются в папке контактов Outlook. Можно также создавать и назовите другие папки контактов, и в каждой из следующих папок можно изменить формат имени. Однако нельзя изменить формат отображения имен в Microsoft Exchange Server глобальный адрес списка (GAL). Формат названия в глобальный список адресов устанавливается администратором вашей организации.

  • Глобальный список адресов.    Для отображения этой адресной книги необходимо использовать учетную запись Microsoft Exchange Server. Глобальный список адресов содержит имена и адреса электронной почты всех сотрудников организации. Он настраивается автоматически при наличии учетной записи Exchange. Глобальный список адресов создает и обслуживает администратор Exchange или администратор сети. Она также может содержать адреса электронной почты внешних контактов, списков рассылки, конференц-залов и оборудования.

  • Адресная книга Outlook     Адресная книга не требуется использовать учетную запись Exchange. Адресная книга Outlook автоматически создается и содержит контакты из папки контактов по умолчанию, списки адресов электронной почты или факса чисел. Эти контакты отображаются в диалоговом окне Адресная книга при нажатии кнопки контактов в списке Адресной книги.

    Если вы создали дополнительные папки контактов, можно настроить свойства для каждой из них, чтобы включить контакты в адресную книгу Outlook.

Также можно изменить формат имени для других адресных книг, созданных в Outlook. Просмотреть дополнительные сведения Добавление или удаление адресной книги.

Для просмотра всех доступных адресных книг, нажмите кнопку Адресная книга на панели инструментов и щелкните стрелку вниз в списке Адресной книги.

Каждый из папок контактов отображается в списке адресных книг.

Если вы хотите свой список контактов отсортирован по фамилии контактов, необходимо изменить формат отображения для фамилии, имени формат. После изменения формата отображения могут по-прежнему необходимо по отдельности измените все контакты, которые не были обновлены с изменение формата.

Изменение фамилии, формат имени

Можно изменить формат имени для контактов в главном Microsoft Office Outlook 2007 папку контактов или все папки контактов, которые вы создадите. Эти папки будут включены в адресная книга Microsoft Outlook. Однако нельзя изменить формат имени для имен в глобальном списке адресов (GAL). Дополнительные сведения о глобальный список адресов, читайте в статье Почему невозможно формата имени для некоторых контактов изменить? ниже раздел.

Примечание: Указанные ниже действия необходимо перезапустить Outlook, чтобы изменения вступили в силу.

  1. В Outlook в меню Сервис выберите пункт Настройка учетных записей.

  2. На вкладке « Адресные книги » в списке имя выберите Адресная книга Outlook и нажмите кнопку Изменить.

  3. В разделе Адресная книга Outlook выберите адресную книгу, чтобы изменить формат отображения контактов. Например, выберите пункт контактов: личные папки или Контакты: почтовый ящик — имя почтового ящика.

  4. В разделе порядок отображения имен нажмите кнопку (Рогов Иван).

  5. Два раза нажмите кнопку Закрыть.

  6. Закройте и перезапустите Outlook.

  7. Проверка формата "Изменение" в Outlook, в меню Сервис нажмите кнопку Параметры.

  8. На вкладке " настройки " в разделе контакта и заметки, нажмите кнопку Параметры контактов.

  9. В диалоговом окне Параметры контактов выполните одно из указанных ниже действий.

    • Убедитесь в список заказов по умолчанию «Хранить как»Фамилия, имя.

    • В списке порядок «Хранить как» по умолчанию выберите Фамилия, имя.

  10. Нажмите кнопку ОК два раза.

Изменение отдельные контакты фамилии, формат имени

После изменения формата имени для существующих контактов в адресной книге Outlook изменение применяется к будущим записям, которые вы создадите. Однако иногда не все контакты заменяются изменение формата. В таких случаях необходимо изменить формат для каждого контакта.

  1. Контакты и дважды щелкните контакт, который не отображается в поле Фамилия, формат имени.

  2. В открытом окне контакта в поле хранить как в разделе верхнего левого щелкните имя в поле Фамилия, формат имени. Например нажмите кнопку Рогов Иван.

  3. На вкладке Контакт в группе Действия нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

  4. Повторите для каждого контакта, не отображаются в формате правильным именем.

Примечания: 

  • В карточке контакта Отображаемое имя для адресов электронной почты — это имя показано в строках Кому, копия и СК сообщения электронной почты, а также в адресной книге при поиске контакта. Отображаемое имя создается на основании как введите имя контакта в поле Полное имя.

  • В поле Компания названий организаций, которые начинаются с автоматически отображаются в разделе следующего слова в названии. Например, Телефонная компания отображается как телефонную компанию.

Почему не удается изменить формата имени для некоторых контактов?

Контакты, отображаются в папке Контакты Outlook 2007 составляют содержимое адресная книга Microsoft Outlook. Можно также создавать и назовите другие папки контактов, и в каждой из следующих папок можно изменить формат имени. Однако нельзя изменить формат отображения имен в Microsoft Exchange глобальной адресной списка (GAL). Формат названия в глобальный список адресов устанавливается администратором вашей организации.

  • Глобальный список адресов.    Для отображения этой адресной книги необходимо использовать учетную запись Microsoft Exchange Server. Глобальный список адресов содержит имена и адреса электронной почты всех сотрудников организации. Он настраивается автоматически при наличии учетной записи Exchange. Глобальный список адресов создает и обслуживает администратор Exchange или администратор сети. Она также может содержать адреса электронной почты внешних контактов, списков рассылки, конференц-залов и оборудования.

  • Адресная книга Outlook     Адресная книга не требуется использовать учетную запись Exchange. Адресная книга Outlook автоматически создается и содержит контакты из папки контактов по умолчанию, списки адресов электронной почты или факса чисел. Эти контакты отображаются в диалоговом окне Адресная книга при нажатии кнопки контактов в списке Адресной книги.

    Если вы создали дополнительные папки контактов, можно настроить свойства для каждой из них, чтобы включить контакты в адресную книгу Outlook.

Также можно изменить формат имени для других адресных книг, созданных в Outlook. Просмотреть дополнительные сведения Добавление или удаление адресной книги.

Для просмотра всех доступных адресных книг, нажмите кнопку Адресная книга на панели инструментов и щелкните стрелку под кнопкой адресные книги.

Каждый из папок контактов отображается в списке адресных книг.

support.office.com

Общие сведения о Диспетчере контактов для Outlook

Microsoft Outlook 2013 с Диспетчером контактов — прекрасный инструмент управления отношениями с клиентами (CRM) для владельцев предприятий малого бизнеса, так как помогает им повысить эффективность продаж, обслуживания клиентов и маркетинговых мероприятий.

Диспетчер контактов для Outlook (Диспетчер контактов для Outlook) — дополнительный компонент Outlook, благодаря которому владельцы предприятий малого бизнеса могут использовать Outlook 2013 для хранения персональных данных и управления календарями, при этом Диспетчер контактов для Outlook (Диспетчер контактов для Outlook) упростит им управление предприятиями.

Диспетчер контактов для Outlook оптимизирован для Диспетчера контактов для Outlook (Microsoft Outlook 2013), но также поддерживает Microsoft Outlook 2010.

Начало работы с Диспетчером контактов для Outlook (Диспетчер контактов для Outlook)

Сведения о том, как начать использовать Диспетчер контактов, создавая отдельные записи или импортируя бизнес-данные либо контакты Outlook, см. в статье Работа с бизнес-записями в Диспетчере контактов.

Использование Диспетчера контактов для Outlook (Диспетчер контактов для Outlook) для управления своими предприятиями малого бизнеса

В данной последней версии можно выполнять следующее.

  • Сохранять и упорядочивать контактные данные клиентов в записях бизнес-контакт, а компаний, в которых они работают, — в записях бизнес-партнер. Кроме того, можно продолжать связывать записи вместе для просмотра данных и истории деловых взаимоотношений.

  • Настраивать деловые бланки и создавать собственные формы и типы записей для сохранения наиболее важных сведений.

  • Определять настраиваемые критерии для оценки идей и управления процессами продаж.

  • Создавать и отслеживать рентабельность инвестиций в маркетинговые мероприятия, например списки обзвона и кампании по групповой рассылке писем.

  • Поддерживать организацию проектов и связанных задач в формах бизнес-проектов и задач проектов.

  • Совместно использовать бизнес-данные сотрудников и брать их с собой, находясь вне офиса.

  • Получать доступ только к своим бизнес-контактам с помощью мобильного телефона или Outlook Web Access (OWA).

  • Отслеживать производительность предприятия с помощью диаграмм и графиков на панели мониторинга Диспетчера контактов.

  • Просматривать сведения о сотрудниках, продажах, маркетинговых мероприятиях, ожидаемом доходе — нужную информацию можно получить в виде одного из 72 предписанных отчетов.

Более подробный перечень возможностей и параметров Диспетчера контактов для Outlook см. в статье Знакомство с возможностями и параметрами Диспетчера контактов.

Список типов записей, которые поддерживает Диспетчер контактов для Outlook, см. в статье Обзор типов записей Диспетчера контактов.

К началу страницы

support.office.com

Создание контактов, организаций и сделок в Outlook Customer Manager

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

В Диспетчере клиентов Outlook можно создавать элементы трех типов: контакты, организации и сделки.

Ниже приведено краткое видео о том, как работать с сделками, а также на более подробной информации о контактах и компаниях.

Контакты

Диспетчер клиентов Outlook работает с существующими контактами Outlook. Все текущие контакты будут добавлены автоматически. Вы можете добавлять новые контакты из сообщений электронной почты или из области "Контакты".

Создание контакта из почтового сообщения

  1. Откройте почтовое сообщение, затем на ленте нажмите кнопку Диспетчер клиентов.

  2. Если запись для этого отправителя уже есть, вы увидите экран с имеющимися сведениями о контакте. Если Outlook Customer Manager не находит соответствующую запись, вы увидите окно контакта Outlook Customer Manager с возможностью добавления в качестве контакта.

  3. Выберите Добавить как контакт. Это сохранит контакт и отобразит экран сведений о контакте.
    Проверьте имя контакта, добавьте название компании, а затем нажмите кнопку создать , чтобы сохранить контакт.

    Советы: 

    • При добавлении задачи, сделки или журнала также будет создан контакт.

    • Если вы хотите добавить другие контакты из почтового сообщения в свой список контактов, выберите представление Show all related (Показать все связанные). Вам будут предложены остальные потенциальные контакты, которые можно добавить.

Создание контакта из области "Контакт"

  1. В области навигации Outlook выберите Надстройки, а затем на ленте Диспетчера клиентов Outlook в группе New (Создать) выберите Contact (Контакт).

  2. Введите имя контакта, его адрес электронной почты и организацию, после чего нажмите кнопку Create (Создать).

  3. На карточке контакта, которая появляется с правой стороны окна Диспетчера клиентов Outlook, щелкните Details (Подробности), чтобы добавить такие сведения, как номер телефона, дата рождения и примечания.

  4. Нажмите кнопку Save (Сохранить), чтобы обновить данные контакта.

В Диспетчере клиентов Outlook любой контакт можно пометить как бизнес-контакт. Затем при просмотре контактов можно просматривать только бизнес-контакты. Любой контакт, добавляемый в организацию или сделку, автоматически помечается как бизнес-контакт.

Пометка имеющегося контакта как бизнес-контакта в Диспетчере клиентов Outlook

  1. На главной странице Диспетчера клиентов Outlook выберите Contacts (Контакты).

  2. Выберите контакт в списке и щелкните View Details (Подробности).

  3. ПроКрутите экран вниз и переместите ползунок бизнес-контакта вправо ( Да), а затем нажмите кнопку сохранить.

Организации

С одной организацией можно связать несколько контактов. С каждой организацией, контактом и сделкой могут быть связаны свои действия.

Создание организации из области "Организация"

  1. На ленте Диспетчера клиентов Outlook в группе New (Создать) выберите Company (Организация).

  2. Введите название организации и при желании ее веб-сайт, после чего нажмите кнопку Create (Создать).

  3. Щелкните Details (Подробности), чтобы указать такие сведения, как рабочий адрес организации, номер телефона, адрес электронной почты и примечания, которые касаются всей организации, после чего нажмите кнопку Save (Сохранить).

Сделки

С помощью сделок можно управлять транзакциями и бизнес-предложениями, связанными с контактами. Для сделок можно определить даты начала и окончания, цели и действия.

Создание новой сделки из области "Сделка"

  1. На ленте Диспетчера клиентов Outlook в группе New (Создать) выберите Deal (Сделка).

  2. Введите название сделки, выберите организацию, а также при желании один или несколько контактов, после чего нажмите кнопку Create (Создать).

  3. Щелкните View details (Подробности), чтобы указать такие сведения, как сумму сделки, приоритет, дату закрытия и этап. Закончив, нажмите кнопку Save (Сохранить).

Создание организаций и контактов из других элементов Диспетчера клиентов Outlook

При добавлении нового элемента Диспетчера клиентов Outlook вы всегда можете указать связанную с ним организацию или контакт. Например, добавляя в качестве контакта пользователя Глеб Селезнев, вы можете выбрать существующую организацию (Contoso) или ввести название новой организации (Fourth Coffee). Если Диспетчеру клиентов Outlook не удается найти соответствующую организацию, вам предлагается создать новую. При создании новой сделки вы можете выбрать существующую организацию или существующие контакты либо создать новые прямо из сделки.

Совет: При вводе текста в новую компанию вы можете усовершенствовать данные с помощью данных Bing. Выберите Поиск с помощью Bing. Outlook Customer Manager будет использовать результаты поиска Bing, чтобы предоставить вам информацию о компании из Интернета и выполнить предзаполнение множества полей компании. Дополнительные сведения см. в разделе Поиск в компаниях Bing

Дополнительные сведения об Outlook Customer Manager

Если у вас есть вопросы об Outlook Customer Manager или вы хотите ознакомиться со всей документацией по этому продукту, см. статью Outlook Customer Manager: вопросы и ответы.

support.office.com

Импорт контактов из таблицы Excel в Outlook

Если у вас много деловых или личных контактных данных, хранящихся в электронную таблицу, его можно импортировать прямо в Outlook 2013 или Outlook 2016 для Windows с малым подготовки. Существует три основных действия.

  1. Сохранение книги Excel в виде CSV-файла.

  2. Импорт контактов.

  3. Сопоставление столбцов Excel с соответствующими полями в Outlook.

Шаг 1. Сохранение книги Excel в виде CSV-файла

Outlook может импортировать только файлы данных с разделителями-запятыми (CSV-файлы), а не книги из нескольких листов, поэтому в шаге 1 нужно сохранить книгу Excel как CSV-файл. Ниже описано, как это сделать.

  1. в книге нажмите лист с контактными данными, которые нужно импортировать;

  2. в меню Файл выберите команду Сохранить как;

  3. выберите расположение для сохранения файла;

  4. В окне Тип файла выберите CSV (разделители — запятые) (*.csv) и нажмите кнопку Сохранить.

    Появится сообщение Excel: "В файле выбранного типа может быть сохранен только текущий лист". Это относится к ограничениям CSV-файла; с исходной книгой (XLSX-файлом) ничего не случится.

  5. Нажмите кнопку ОК.

    Появится сообщение Excel: "Если сохранить книгу в формате CSV, некоторые возможности станут недоступными". Это относится к ограничениям CSV-файла, поэтому игнорируйте сообщение.

  6. Нажмите Да, чтобы Excel сохранил текущий лист как CSV-файл. Исходная книга (XLSX-файл) закроется.

  7. Закройте CSV-файл.

Работа с Excel закончена, и теперь можно приступить к импорту в Outlook.

Примечание: В некоторых языковых стандартах по умолчанию применяются другие разделители элементов списка. Например, для немецкого языка в качестве разделителя используется точка с запятой. Однако Outlook не поддерживает точку с запятой в качестве разделителя полей. По этой причине перед переходом к следующему шагу вам может потребоваться заменить точки с запятой в CSV-файле запятыми.

Шаг 2: Импорт контактов в Outlook

  1. В верхней части ленты Outlook выберите Файл.

  2. Выберите команду Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт.

  3. Выберите пункт Импорт из другой программы или файла и нажмите кнопку Далее.

    Совет: Если вам будет предложено ввести пароль и вы еще не задали его, нажмите кнопку Отмена, чтобы перейти к следующему окну.

  4. Выберите пункт Значения, разделенные запятыми и нажмите кнопку Далее.

  5. Перейдите к CSV-файлу, который нужно импортировать.

  6. В разделе Параметры укажите, следует ли заменять дубликаты (существующие контакты), создавать дубликаты контактов или не импортировать их.

  7. Нажмите кнопку Далее и выберите папку назначения для контактов. По умолчанию выбирается папка Контакты. В противном случае используйте прокрутку вверх или вниз, чтобы найти ее. Вы можете также выбрать другую папку или создать новую.

  8. Нажмите кнопку Далее.

  9. Установите флажок рядом с Импортировать "MyContacts.csv" (предполагаемое имя файла).

  10. Не нажимайте кнопку Готово, поскольку нужно сопоставить некоторые столбцы в CSV-файле с полями контактов в Outlook. Сопоставление позволит отображать контакты в нужном виде.

Шаг 3: Сопоставление столбцов в CSV-файл с полями контактов Outlook

  1. Нажмите кнопку Соответствие полей. Откроется диалоговое окно Соответствие полей.

    • В разделе Из вы увидите окно с именами столбцов из импортируемого CSV-файла.

    • В разделе В отображаются стандартные поля контактов Outlook. Если поле совпадает со столбцом в CSV-файле, столбец отобразится в разделе Сопоставлено из.

    • Поля Полное имя, Имя и Фамилия являются стандартными полями контактов Outlook. Если контактные данные в вашем файле содержат такие имена контактов, все в порядке.

  2. Возможно, понадобится выполнить сопоставление вручную. Например, в этом импортированном файле сотовый телефон контакта содержится в столбце "Сот. тел.". Он не будет иметь точного соответствия в Outlook. Однако подходящее соответствие в Outlook можно найти следующим образом:

    1. прокрутите вниз список на панели справа, чтобы найти пункт Другой адрес и знак плюса (+) рядом с ним;

    2. щелкнув знак плюса, чтобы развернуть его, вы увидите подходящее соответствие Мобильный телефон;

  3. перетащите столбец Сот. тел. на панели слева в поле Мобильный телефон на панели справа.

    Вы заметите, что столбец Сот. тел. теперь расположен рядом с полем Мобильный телефон в столбце Сопоставлено из.

  4. Последовательно добавьте остальные значения с левой панели в соответствующие поля Outlook на правой панели. Например, значение Адрес можно перетянуть либо в Домашний адрес, либо в Рабочий адрес в зависимости от типа адреса в ваших контактах.

  5. Нажмите кнопку Готово.

    Ваши контакты будут импортированы в Outlook.

  6. Чтобы просмотреть свой список контактов в Outlook 2016, в нижней части панели навигации щелкните значок Люди.

Дополнительные сведения

Импорт и экспорт сообщений, контактов и календаря Outlook

support.office.com


Смотрите также



© 2010- GutenBlog.ru Карта сайта, XML.